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Customs Support Group

Die Customs Support Group B.V. hat ihren Sitz unter der Adresse: Willem Barentszstraat 11-19, 3165 AA Rotterdam, Niederlande, und ist im Handelsregister unter der Nummer 24294906 eingetragen. Die Customs Support Group B.V. hat mehrere verbundene Unternehmen in den Niederlanden, Belgien, Deutschland und anderen EU-Mitgliedsstaaten. Nachstehend werden die Customs Support Group B.V. und ihre verbundenen Unternehmen gesamtschuldnerisch als "CSG" bezeichnet.

Eine aktuelle Übersicht über die verbundenen Unternehmen der Customs Support Group B.V. kann von unserer Website heruntergeladen werden. Sie müssen im Menü 'Downloads' die gewünschte Region wählen. Dort finden Sie das Dokument vor.

Tätigkeiten

Die CSG führt für ihre Kunden verschiedene Zolloperationen, wie Zolldeklarationen (z.B. Import, Export und Transit) und die Erstellung von Ursprungszeugnissen und erforderlichen Präferenzdokumenten durch. Sie unterstützt auch mit Meldungen an die niederländische Behörde für Sicherheit von Lebensmitteln und Konsumgütern (NVWA) und an die Behörden für Lebensmittel- und Konsumentenschutz in anderen Mitgliedsstaaten im Falle von phytosanitären und veterinären Gütern.

Geschäftsinformationen und persönliche Daten

Bei der Vorbereitung und Durchführung der oben genannten Aktivitäten werden verschiedene geschäftliche Informationen und persönliche Daten gesammelt. Die CSG-Einheit, die die Erbringung der Dienstleistungen akzeptiert und ausführt, ist für die korrekte Verarbeitung von Geschäftsinformationen und persönlichen Daten verantwortlich und hält hiermit die Europäische Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) und die auf der GDPR basierenden nationalen Gesetze und Vorschriften ein.

Art und Weise der Sammlung von Geschäftsinformationen und persönlichen Daten

Verschiedene Abteilungen der CSG sammeln Geschäftsinformationen und persönliche Daten. Nur Mitarbeiter, die die Daten zur Durchführung ihrer Arbeit benötigen, haben Zugang. Der Zugang wird auf der Grundlage des Need-to-know-Prinzips gewährt. Nachfolgend haben wir pro Geschäftsbereich aufgeführt, welche Daten zu welchem Zweck erhoben werden.

→Vertrieb

Über unsere Website www.customssupport.com können potenzielle Kunden ein Kontaktformular ausfüllen, um ein Angebot anzufordern oder um die CSG aufzufordern, den potenziellen Kunden zu kontaktieren. Die folgenden Informationen werden angefordert:

  • Firmenname
  • Vor- und Nachname der Kontaktperson
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer

Der Kunde wird auch um die Erlaubnis gebeten, dass die CSG den Kunden direkt kontaktieren darf. Der Kunde behält sich das Recht vor, diese Erlaubnis jederzeit zu widerrufen.

Preisvorschläge werden im Falle einer positiven Antwort in ein Angebot umgewandelt. Wir verwenden die persönlichen Daten in diesem Fall, weil es zur Ausführung des Vertrags notwendig ist und weil es im Zusammenhang mit dem berechtigten Interesse der CSG notwendig ist, um ihre Dienstleistungen für den Kunden erbringen zu können. Das Angebot wird gemäß den internen Verfahren archiviert und jährlich angepasst, wenn die Dienstleistung weitergeführt wird. Persönliche Daten unserer Kunden vernichten wir spätestens zwei Jahre nach Beendigung der Tätigkeiten für diesen Kunden.

Darüber hinaus werden regelmäßig Newsletter an unsere Kunden verschickt, um sie über das aktuelle Geschehen im Bereich des Zolls und die Entwicklungen innerhalb der CSG zu informieren. Der Kunde hat die Möglichkeit, sich von diesen Newslettern abzumelden.

→Finanzabteilung

Im Rahmen der Debitoren- und Kreditorenverwaltung werden die Namens- und Adressdaten von Unternehmen und Einzelpersonen erfasst und in unserem Buchhaltungssystem registriert, wobei diese Daten zur Ausführung der Vereinbarung, zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen und/oder in unserem berechtigten Interesse verarbeitet werden. Dazu können beispielsweise folgende Daten gehören:

  • Firmenname
  • Vor- und Nachname der Kontaktperson
  • Adressangaben
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer
  • Faxnummer
  • Mehrwertsteuernummer

Diese Daten werden im Prinzip zwei Jahre nach Beendigung des Abkommens, der Zusammenarbeit oder des Projekts aus unseren Systemen entfernt, mit Ausnahme von Daten, die wir aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder wegen eines anhängigen Rechtsstreits länger aufbewahren müssen.

→Zollabteilung

Um die verschiedenen Zollanmeldungen abzugeben und als Fiskalvertreter auftreten zu können, ist es notwendig, den Auftrag und die Ermächtigung zur Zollvertretung und/oder Fiskalvertretung in einer schriftlichen Vereinbarung / Vollmacht festzuhalten. Beispiele für solche Vereinbarungen/Vollmachten sind:

*Vereinbarungen/Vollmachten zur begrenzten oder allgemeinen Fiskalvertretung

*Vereinbarungen/Vollmachten zur direkten oder indirekten Zollvertretung

*Vollmachten zur Einreichung von Erstattungs-/Erlassanträgen

*Vollmachten zur Erstellung von Ursprungs- oder Präferenzdokumenten.

Wir bitten um die folgenden Informationen:

  • Firmenname
  • Vor- und Nachname der Kontaktperson
  • Adressangaben
  • E-Mail-Adresse
  • Website-Adresse
  • Telefonnummer
  • Faxnummer
  • MwSt.-Nummer
  • EORI-Nummer

Darüber hinaus erbitten wir den Namen und die Unterschrift der zur Vertretung der Firma des Auftraggebers (laut Handelsregister) bevollmächtigten Person(en) sowie einen Nachweis über die Gründung der Firma und die Identität des/der Bevollmächtigten durch eine Kopie des Auszugs aus dem entsprechenden Handelsregister.

Wird die CSG gebeten, als Zollvertreter oder Fiskalvertreter aufzutreten, wird der Kunde auch gebeten, eine Kopie des Personalausweises (ID) der Person/Personen vorzulegen, die berechtigt ist/sind, das Unternehmen des Kunden zu vertreten. Wir benötigen eine Kopie des Personalausweises (ID), um die Berechtigung zu überprüfen (durch Überprüfung des Namens des/der Vertreter(s) und der Unterschrift(en)). Die CSG ist der Ansicht, dass sie als im internationalen Handel tätiger Logistikdienstleister wissen muss, wer ihre Kunden sind, und dass die CSG ein legitimes Interesse daran hat, die (finanziellen) Risiken im Zusammenhang mit den von den Zollvertretern erbrachten Dienstleistungen zu bewältigen. Wir verwenden die vorgenannten Daten, weil sie für die Ausführung der Vereinbarung notwendig sind und weil sie im Zusammenhang mit dem berechtigten Interesse der CSG notwendig sind, um ihre Dienstleistungen für den Kunden erbringen zu können. Bei der Archivierung einer Ausweiskopie werden die BSN-Nummer (Niederlande), die Rijksregisternummer (Belgien) oder ähnliche Nummern des Ausweisinhabers unleserlich gemacht, sofern die Person dies nicht bereits bei der Vorlage der Ausweiskopie getan hat. Personendaten wie die vorgenannten Daten, aber auch das Porträtfoto können vom Ausweisinhaber vor der Vorlage einer Kopie unleserlich gemacht werden.

→Human Ressourcen-Abteilung

*Personalakten

Die CSG verarbeitet personenbezogene Daten ihrer Mitarbeiter im Rahmen der Ausführung von Arbeitsverträgen sowie aus Gründen der Personalverwaltung und der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die Mitarbeiter haben das Recht, ihre Personalakte einzusehen. Die Personalabteilung kann den Mitarbeitern jederzeit erklären, welche Daten gesammelt werden und zu welchem Zweck dies geschieht. Personenbezogene Daten werden bis zum Ablauf von fünf Jahren nach Beendigung des Arbeitsvertrags aufbewahrt, mit Ausnahme von Daten, die wir aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder aufgrund eines anhängigen Rechtsstreits länger aufbewahren müssen.

*Bewerbungsschreiben und Lebenslauf von potenziellen Kandidaten.
Die persönlichen Daten der Stellenbewerber werden bis zur Besetzung der Stelle aufbewahrt. Die persönlichen Daten von Bewerbern, die nicht eingestellt werden, werden spätestens vier Wochen danach vernichtet, es sei denn, der Bewerber erteilt eine schriftliche Genehmigung, die Daten im Hinblick auf künftige freie Stellen in einer gesicherten Datenbank aufzubewahren. Diesbezüglich wenden wir eine maximale Aufbewahrungsfrist von sechs Monaten an. Die Erlaubnis zur Aufbewahrung der Daten kann jederzeit widerrufen werden. Die personenbezogenen Daten werden nur verarbeitet, wenn wir eine andere Rechtsgrundlage als die Erlaubnis haben.

Besucher

Personen, die einen Standort der CSG besuchen, können gebeten werden, sich bei ihrer Ankunft in unser Besucherregister einzutragen. Die Stellen der CSG, die über eine AEO-Sicherheitsberechtigung verfügen, sind verpflichtet, jederzeit zu wissen, wer sich im Gebäude aufhält, zum Beispiel im Falle einer Evakuierung. Bei der Registrierung werden die Besucher gebeten, ihren Namen, den Namen des Unternehmens, das sie vertreten, sowie das Datum des Besuchs und die Ankunfts- und Abfahrtszeit zu notieren. Besucherregistrierungen werden für einen Zeitraum von maximal 3 Monaten aufbewahrt.

Schutz persönlicher Daten

In Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften hat die CSG angemessene technische Maßnahmen zum Schutz Ihrer persönlichen Daten getroffen. Die CSG speichert persönliche Daten in einer gesicherten Datenbank, in der technische Maßnahmen getroffen werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

Website-Besucher / Dritte

Die CSG respektiert die Privatsphäre aller Besucher ihrer Website (www.customssupport.com ) und stellt sicher, dass der vertrauliche Charakter der persönlichen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, gewahrt bleibt.

Dabei handelt es sich um die folgenden personenbezogenen Daten, die wir in unserem berechtigten Interesse zur Optimierung unserer Website und zur Erhöhung des Nutzungskomforts verarbeiten:

  • Firmenname
  • Vor- und Nachname der Kontaktperson CSG
  • Adressangaben
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer

Die CSG stellt Ihre persönlichen Daten Dritten nicht zur Verfügung, es sei denn, die CSG ist aufgrund zwingender Vorschriften, einer verbindlichen Entscheidung einer Behörde oder einer Verfügung eines zuständigen Gerichts dazu verpflichtet. Die Website kann Hyperlinks zu Websites Dritter enthalten. Die CSG ist für den Inhalt der Websites Dritter nicht verantwortlich.

Rechte

Nachstehend haben wir Ihre Rechte in Bezug auf die Verwendung Ihrer persönlichen Daten aufgeführt:

  • Sie haben das Recht, Ihre persönlichen Daten einzusehen.
  • Sie können der Verwendung Ihrer persönlichen Daten widersprechen.
  • Sie können verlangen, dass wir Ihre persönlichen Daten löschen.
  • Sie können die Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an eine andere Partei beantragen.
  • Sie können eine Änderung der persönlichen Daten beantragen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Daten falsch sind.
  • Sie können uns auch bitten, die Verarbeitung personenbezogener Daten einzuschränken.
  • Sie können Ihre Zustimmung zurückziehen, wenn die Verarbeitung darauf beruht. Wir können die Daten dennoch verarbeiten, wenn es eine andere rechtliche Grundlage gibt, die uns dies erlaubt.

Wir verarbeiten Ihre persönlichen Daten nicht für die Erstellung von Profilen oder für voll automatisierte Entscheidungen.

Wir werden Ihrer Bitte nachkommen, es sei denn, wir haben ein überwiegendes berechtigtes Interesse daran, die Daten nicht zu löschen, das Ihr Datenschutzinteresse überwiegt. Wenn wir die Daten gelöscht haben, können wir aus technischen Gründen nicht sofort alle Kopien der Daten aus unseren Systemen und Sicherungssystemen entfernen. Wir können uns weigern, den vorgenannten Aufforderungen nachzukommen, wenn sie unangemessen häufig erfolgen, einen unangemessenen technischen Aufwand erfordern oder unangemessene technische Folgen für unsere Systeme haben oder die Privatsphäre anderer gefährden.

Sie können auch eine Beschwerde bezüglich der Verwendung Ihrer persönlichen Daten bei der zuständigen Datenschutzbehörde einreichen. Die CSG hat verbundene Unternehmen u.a. in den Niederlanden, Belgien und Deutschland. Eine solche Beschwerde kann bei der Autoriteit Persoonsgegevens (Niederlande), der Gegevensbeschermingsautoriteit (Belgien), dem Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (Deutschland) und dem Büro des Informationsbeauftragten (Großbritannien) eingereicht werden.

Wir bitten Sie, uns in den oben genannten Situationen über die E-Mail-Adresse compliance@customssupport.com zu kontaktieren.

Diese Erklärung wurde mit höchster Sorgfalt erstellt. Sollten Sie weitere Fragen haben, bitten wir Sie, sich mit uns in Verbindung zu setzen: compliance@customssupport.com.