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Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung Customs Support Group

Die Customs Support Group B.V. hat ihren Sitz an der Adresse Willem Barentszstraat 11-19, 3165 AA Rotterdam, Niederlande und ist im Handelsregister unter der Nummer 24294906 eingetragen. Customs Support Group B.V. hat mehrere verbundene Unternehmen in den Niederlanden, Belgien, Deutschland, Frankreich und anderen EU-Mitgliedstaaten. Nachfolgend werden die Customs Support Group B.V. und ihre verbundenen Unternehmen gemeinsam und einzeln als "CSG" bezeichnet.

 Die aktuelle Übersicht über die verbundenen Unternehmen der Customs Support Group B.V. können Sie von unserer Website herunterladen. Sie müssen im Menü 'Downloads' wählen. Das Dokument Liste der Entitäten finden Sie unter 'Customs Support Group' und kann auch unter diesem Hyperlink gefunden werden.

Aktivitäten
CSG führt für Kunden verschiedene Zollvorgänge in Form von Zollanmeldungen (z.B. Import, Export und Transit), die Erstellung von Ursprungszeugnissen und Präferenzdokumenten sowie Meldungen an die niederländische Behörde für Lebensmittel- und Produktsicherheit (NVWA) und Lebensmittel- und Produktsicherheitsbehörden in anderen Mitgliedsstaaten im Falle von phytosanitärer und veterinärmedizinischer Fracht durch.

Geschäftsinformationen und personenbezogene Daten
Bei der Vorbereitung und Durchführung der oben genannten Aktivitäten werden verschiedene geschäftliche Informationen und personenbezogene Daten erhoben. Die CSG-Einheit, die sich bereit erklärt, die Dienstleistungen zu erbringen und auszuführen, ist für die korrekte Verarbeitung der geschäftlichen Informationen und personenbezogenen Daten verantwortlich und hält sich hiermit an die europäische Datenschutzgrundverordnung (GDPR) und die auf der GDPR basierenden nationalen Gesetze und Vorschriften.

Art und Weise der Erfassung von geschäftlichen Informationen und personenbezogenen Daten
Verschiedene Abteilungen der CSG erheben geschäftliche Informationen und personenbezogene Daten. Nur Mitarbeiter, die die Daten für ihre Arbeit benötigen, haben Zugang. Der Zugang wird auf der Basis des Need-to-know-Prinzips gewährt. Nachfolgend haben wir pro Geschäftsbereich aufgelistet, welche Daten gesammelt werden und zu welchem Zweck.

Vertrieb
Über unsere Website www.customssupport.com können potenzielle Kunden ein Kontaktformular ausfüllen, um ein Angebot anzufordern oder um die CSG zu bitten, den potenziellen Kunden zu kontaktieren.
Die folgenden Informationen werden abgefragt:

  • Name des Unternehmens
  • Vor- und Nachname des Ansprechpartners
  • E-Mail Adresse
  • Telefonnummer

Der Kunde wird außerdem gebeten, die Erlaubnis zu erteilen, dass die CSG den Kunden direkt kontaktieren darf. Der Kunde behält sich hiermit das Recht vor, diese Erlaubnis jederzeit zu widerrufen.

Preisvorschläge werden im Falle einer positiven Antwort in ein Angebot umgewandelt. Wir verwenden die personenbezogenen Daten in diesem Fall, weil es zur Durchführung des Vertrages erforderlich ist und weil es im Zusammenhang mit dem berechtigten Interesse der CSG steht, ihre Leistungen gegenüber dem Kunden erbringen zu können. Das Angebot wird nach internen Verfahren archiviert und jährlich angepasst, wenn die Dienstleistung fortgesetzt wird. Wir vernichten personenbezogene Daten unserer Kunden spätestens zwei Jahre nach Beendigung der Aktivitäten für diesen Kunden.

Darüber hinaus werden regelmäßig Newsletter an unsere Kunden verschickt, um sie über aktuelle Angelegenheiten im Bereich des Zolls und Entwicklungen innerhalb der CSG zu informieren. Der Kunde hat die Möglichkeit, sich von diesen Newslettern abzumelden.

Finanzabteilung
Im Rahmen der Debitoren- und Kreditorenverwaltung werden die Namens- und Adressdaten von Unternehmen und Einzelpersonen erfasst und in unserem Buchhaltungssystem registriert, wobei diese Daten zur Ausführung des Vertrages, zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen und/oder in unserem berechtigten Interesse verarbeitet werden.

Denken Sie zum Beispiel an:

  • Name der Firma
  • Vor- und Nachname des Ansprechpartners
  • Adressdaten
  • E-Mail Adresse
  • Telefon-Nummer
  • Faxnummer
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Diese Daten werden grundsätzlich zwei Jahre nach Beendigung des Vertrages, der Zusammenarbeit oder des Projektes aus unseren Systemen entfernt, mit Ausnahme von Daten, die wir aufgrund von behördlichen Anforderungen oder wegen eines anhängigen Rechtsstreits länger aufbewahren müssen.

Betriebsabteilung
Um die verschiedenen Zollanmeldungen abgeben und als Fiskalvertreter auftreten zu können, ist es notwendig, die Beauftragung und die Bevollmächtigung zur Zollvertretung und/oder Fiskalvertretung in einer schriftlichen Vereinbarung / CSG - Datenschutzerklärung - 2020 - versie 1 Vollmacht festzuhalten.

Beispiele für solche Vereinbarungen/Vollmachten sind:

  • Vereinbarungen/Vollmachten zur beschränkten oder allgemeinen Fiskalvertretung Vereinbarungen/Vollmachten zur direkten oder indirekten Zollvertretung
  • Vollmachten zur Stellung von Anträgen auf Erstattung/Erlass
  • Vollmachten zur Erstellung von Ursprungs- oder Präferenzdokumenten.

Wir bitten um die folgenden Angaben:

  • Firmenname
  • Vor- und Nachname des Ansprechpartners
  • Adressangaben
  • E-Mail Adresse
  • Adresse der Website
  • Telefon-Nummer
  • Faxnummer
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • EORI-Nummer

Darüber hinaus verlangen wir den Namen und die Unterschrift der vertretungsberechtigten Person(en) des Auftraggebers (laut Handelsregister) sowie den Nachweis der Gründung der Gesellschaft und der Identität des/der Vertretungsberechtigten durch Kopie des Handelsregisterauszugs.

Falls die CSG als Zoll- oder Fiskalvertreter beauftragt wird, wird der Kunde außerdem gebeten, eine Kopie des Personalausweises (ID) der vertretungsberechtigten Person(en) des Kunden vorzulegen. Wir benötigen die Ausweiskopie, um die Bevollmächtigung zu überprüfen (durch Überprüfung des Namens des/der Vertreter(s) und der Unterschrift(en)). Die CSG ist der Ansicht, dass sie als Logistikdienstleister, der im internationalen Handel tätig ist, wissen muss, wer ihre Kunden sind, und dass die CSG ein berechtigtes Interesse daran hat, die (finanziellen) Risiken im Zusammenhang mit den von den Zollvertretern erbrachten Dienstleistungen zu verwalten. Wir verwenden die vorgenannten Daten, weil sie zur Durchführung des Vertrages erforderlich sind und weil sie im Zusammenhang mit dem berechtigten Interesse der CSG stehen, ihre Dienstleistungen gegenüber dem Kunden erbringen zu können. Bei der Archivierung einer Ausweiskopie werden die BSN-Nummer (Niederlande), die rijksregister-Nummer (Belgien) oder ähnliche Nummern des Ausweisinhabers unkenntlich gemacht, sofern die Person dies nicht bereits bei der Vorlage der Ausweiskopie getan hat. Personenbezogene Daten wie die vorgenannten Daten, aber auch das Porträtfoto, können vom Inhaber des Ausweises vor Abgabe der Kopie unkenntlich gemacht werden.

Personalabteilung

Personalakten
Die CSG verarbeitet personenbezogene Daten ihrer Mitarbeiter im Rahmen der Durchführung von Arbeitsverträgen und aus Gründen der Personalverwaltung und Lohnbuchhaltung. Die Mitarbeiter haben das Recht, ihre Personalakte einzusehen. Die Personalabteilung kann den Mitarbeitern jederzeit erklären, welche Daten gesammelt werden und zu welchem Zweck dies geschieht. Personenbezogene Daten werden bis zum Ablauf von fünf Jahren nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt, mit Ausnahme von Daten, die wir aufgrund gesetzlicher Vorgaben oder wegen eines anhängigen Rechtsstreits länger aufbewahren müssen.

Bewerbungsschreiben und Lebenslauf von potenziellen Bewerbern
Die personenbezogenen Daten von Bewerbern werden aufbewahrt, bis die Stelle besetzt ist. Die personenbezogenen Daten von Bewerbern, die nicht eingestellt werden, werden spätestens vier Wochen danach vernichtet, es sei denn, der Bewerber erteilt die schriftliche Erlaubnis, die Daten in einer gesicherten Datenbank im Hinblick auf künftige Stellenangebote aufzubewahren. Diesbezüglich gilt eine maximale Aufbewahrungsfrist von sechs Monaten. Die Erlaubnis zur Aufbewahrung der Daten kann jederzeit widerrufen werden. Die personenbezogenen Daten werden nur verarbeitet, wenn wir eine andere Rechtsgrundlage als die Erlaubnis haben.

Besucher
Personen, die einen Standort der CSG besuchen, können bei ihrer Ankunft aufgefordert werden, sich in unserem Besucherregister zu registrieren. Die Einrichtungen der CSG, die über eine AEO-Sicherheitsgenehmigung verfügen, sind verpflichtet, jederzeit zu wissen, wer sich im Gebäude aufhält, zum Beispiel im Falle einer Evakuierung. Bei der Registrierung werden die Besucher gebeten, ihren Namen, den Namen des Unternehmens, das sie vertreten, sowie das Datum des Besuchs und die Ankunfts- und Abfahrtszeit zu notieren. Besucherregistrierungen werden maximal 3 Monate lang aufbewahrt.

Schutz der persönlichen Daten
Die CSG hat in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften angemessene technische Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten getroffen. Die CSG speichert personenbezogene Daten in einer gesicherten Datenbank, in der technische Maßnahmen zum Schutz vor unbefugtem Zugriff getroffen werden.

Website-Besucher / Dritte
Die CSG respektiert die Privatsphäre aller Besucher ihrer Website (www.customssupport.com ) und stellt sicher, dass die Vertraulichkeit der persönlichen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, gewahrt wird. Dies betrifft die folgenden personenbezogenen Daten, die wir in unserem berechtigten Interesse zur Optimierung unserer Website und zur Erhöhung des Nutzungskomforts verarbeiten:

  • Name des Unternehmens
  • Vor- und Nachname des Ansprechpartners
  • Adressdaten - E-Mail Adresse
  • Telefonnummer

Die CSG stellt Ihre personenbezogenen Daten Dritten nicht zur Verfügung, es sei denn, sie ist aufgrund zwingender Rechtsvorschriften, einer behördlichen Anordnung oder einer gerichtlichen Verfügung dazu verpflichtet. Die Website kann Hyperlinks zu Websites von Dritten enthalten. Die CSG ist für den Inhalt der Websites Dritter nicht verantwortlich.

Rechte
Nachfolgend haben wir Ihre Rechte in Bezug auf die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten aufgeführt:

  • Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten einzusehen.
  • Sie können der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen.
  • Sie können verlangen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten löschen.
  • Sie können einen Antrag auf Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten an eine andere Partei stellen.
  • Sie können eine Änderung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Daten falsch sind.
  • Sie können uns auch auffordern, die Verarbeitung personenbezogener Daten einzuschränken.
  • Sie können Ihre Einwilligung zurückziehen, wenn die Verarbeitung darauf beruht.

Wir können die Daten dennoch verarbeiten, wenn es eine andere Rechtsgrundlage gibt, die uns dies erlaubt. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nicht zur Profilerstellung oder für vollautomatisierte Entscheidungen.

Wir werden Ihrer Bitte nachkommen, es sei denn, wir haben ein überwiegendes berechtigtes Interesse, die Daten nicht zu löschen, das Ihr Datenschutzinteresse überwiegt. Wenn wir die Daten gelöscht haben, können wir aus technischen Gründen nicht sofort alle Kopien der Daten aus unseren Systemen und Sicherungssystemen entfernen. Wir können uns weigern, den vorgenannten Aufforderungen nachzukommen, wenn sie unangemessen oft gestellt werden, einen unangemessenen technischen Aufwand erfordern oder unangemessene technische Folgen für unsere Systeme haben oder die Privatsphäre anderer gefährden.

Sie können auch eine Beschwerde über die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten bei der zuständigen Datenschutzbehörde einreichen. Die CSG hat Niederlassungen u.a. in den Niederlanden, Belgien, Deutschland und Frankreich. Eine solche Beschwerde kann bei der Autoriteit Persoonsgegevens (Niederlande), Gegevensbeschermingsautoriteit (Belgien), Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (Deutschland) und Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (Frankreich) eingereicht werden.

Wir bitten Sie, uns in den oben genannten Fällen über die E-Mail-Adresse compliance@customssupport.com zu kontaktieren.

Abschließend
Diese Erklärung wurde mit der gebotenen Sorgfalt erstellt. Sollten Sie weitere Fragen haben, bitten wir Sie, sich mit uns in Verbindung zu setzen: compliance@customssupport.com.