Die verborgene Macht der Zollverwaltung im globalen Handel

Da der globale Handel immer stärker fragmentiert und unvorhersehbar wird, ist die richtige Verwaltung des Zolls zu einer entscheidenden strategischen Fähigkeit geworden, um die Kosten zu senken und die Markteinführung zu beschleunigen.

Dieser Artikel wurde in Zusammenarbeit mit der Boston Consulting Group entwickelt.

Die Zollverwaltung wurde lange Zeit als eine notwendige Verwaltungsfunktion behandelt – komplex, technisch und oft an große externe Makler oder lokale Spezialanbieter in einem früher relativ stabilen Umfeld delegiert. In vielen Unternehmen wird es still und leise im Hintergrund verwaltet, weit weg von den Entscheidungen der Geschäftsleitung.

Diese Denkweise ist nicht mehr haltbar. Nach Angaben der Welthandelsorganisation, der Weltbank und der UNCTAD haben die Zollbehörden schätzungsweise 600 bis 900 Milliarden Dollar an Tarifen im Jahr 2024 erhoben. Das ist fast 1 % des globalen BIP, eine Zahl, die sich bei zunehmenden Handelsspannungen verdoppeln könnte. Unterdessen wird der Welthandel immer stärker fragmentiert und weniger vorhersehbar, die Ursprungsregeln für weltweit gehandelte Produkte werden verschärft, und kohlenstoffbezogene Grenzmaßnahmen und Sanktionen werden ausgeweitet.

Diese Kräfte sind nicht neu, aber die Häufigkeit ihrer Schwankungen nimmt zu und ihre operativen Auswirkungen werden immer bedeutender. Auch wenn die Unternehmen zunehmend unter Druck stehen, ihre Margen zu verbessern, schneller auf Marktveränderungen zu reagieren und geopolitische Risiken zu managen.

In diesem Zusammenhang erweist sich das Zollmanagement nicht nur als eine regulatorische Hürde, sondern als ein wesentlicher Faktor für die Leistung. Wenn es in die Beschaffung, das Produktdesign, das Lieferkettenmanagement und der Planungsentscheidungen eingebettet ist, können Überlegungen zum Zoll die Kosten senken, die Markteinführung beschleunigen und die Widerstandsfähigkeit gegen Störungen erhöhen. Unternehmen, die jetzt handeln, um das Zollmanagement zu einer strategischeren Fähigkeit zu machen, können sich einen echten Wettbewerbsvorteil verschaffen.

BCG hat sich kürzlich mit der Customs Support Group, einem führenden europäischen Zollbroker, zusammengeschlossen. Gemeinsam untersuchen sie aktuelle Branchentrends und die Schritte, die Unternehmen basierend auf den Erfahrungen der CSG bei der Zusammenarbeit mit europäischen Import- und Exportunternehmen unternehmen, um neue Zollmanagementpraktiken einzuführen. Wir skizzieren die versteckten Kosten einer ineffizienten Zollabwicklung Wir stellen fünf strategische Hebel vor, um Werte zu schaffen, und definieren fünf organisatorische Voraussetzungen, die eine langfristige Transformation unterstützen.

Von der Kostenbelastung zum Geschäftshebel

Das derzeitige globale Handelsumfeld und insbesondere Sanktionen und Compliance-Probleme setzen alle Unternehmen, die Waren über internationale Grenzen hinweg bewegen, zunehmend unter Druck. Wie die Ergebnisse einer kürzlich durchgeführten Umfrage zeigen, übertrifft nur die Einhaltung von Zollvorschriften, die geopolitischen Störungen als kritische Herausforderung für europäische Importeure und Exporteure. (Siehe die Abbildung.)

Eines der Probleme ist die Kostentransparenz. Da sich die Zollkosten auf die Bereiche Logistik, Steuern, Recht und Finanzen verteilen, sind sie schwer zu messen, werden in der Regel unterschätzt und sind in der Gewinn- und Verlustrechnung selten als solche erkennbar. Aber sie sind erheblich und schädlich für die Wettbewerbsfähigkeit. Eine der Ursachen:

• Verzögerungen. Schätzungen der Weltbank und der UN zufolge dauert die Zollabfertigung in Europa durchschnittlich zwei bis drei Tage. Verzögerungen bei der Abfertigung treiben die Lagerkosten in die Höhe und können bei verderblichen Waren zu entgangenen Umsätzen oder vollständigen Abschreibungen führen, insbesondere bei Kühlkettenlieferungen von Arzneimitteln oder Produkten.
• Fehler. Vermeidbare Klassifizierungs- und Dokumentationsfehler verursachen nach den Erfahrungen von Zollmaklern 20 bis 40 % der Versandverzögerungen.
• Gebühren. Demurrage- und Detention-Gebühren, die den Verladern für die Lagerung von Containern in Rechnung gestellt werden, übersteigen je nach Standort und Ware oft mehrere tausend Dollar pro Container.
• Strafen. Rückwirkende Dokumentationsprüfungen durch die Zollbehörden können bis zu zehn Jahre lang zu Korrekturen der Zollgebühren führen, mit zusätzlichen Zinsen und Geldstrafen.
• Verpasste Einziehung. Zollüberzahlungen aufgrund der unzureichenden Nutzung von Freihandelsabkommen (FTAs) oder der falschen Klassifizierung von Produkten erreichen für globale Importeure routinemäßig einen siebenstelligen Betrag pro Jahr.

Anstatt die vielen versteckten Kosten des Zolls einfach weiter zu tragen, behandeln führende Unternehmen die Einhaltung von Zollvorschriften als strategische Fähigkeit. Zum Beispiel, indem sie Zollfragen in ihre Beschaffungsplattform integrieren, Beschaffung können die Teams in Echtzeit sehen, wie sich die Herkunft von Materialien und Komponenten auf die Einstandskosten unter verschiedenen Abkommen auswirkt. Diese Strategie führt zu einer beträchtlichen Senkung der durchschnittlichen Zölle, die für bezogene Komponenten gezahlt werden – im Fall eines globalen OEMs etwa 10 % weniger.

Anstatt die vielen versteckten Kosten des Zolls einfach weiter zu tragen, behandeln führende Unternehmen die Einhaltung von Zollvorschriften als strategische Fähigkeit.

Unternehmen, die ihre Zollaktivitäten in die Beschaffung, das Design und die Planung integriert haben, haben auf vier Arten profitiert:

• Margenschutz durch bessere Produktklassifizierung und Senkung von Zöllen und Steuern in Handelsabkommen
• Schnelle Markteinführung durch die Vorabübermittlung von Zollpapieren und vereinfachte Zollabfertigungsprozesse
• Risikominderung durch weniger nachteilige Prüfungsfeststellungen und weniger Nachbearbeitung von Zollanmeldungen aufgrund von Fehlern, Zollfragen und anderen Problemen
• Operative Agilität inmitten von Beschaffungsverschiebungen, regulatorischen Änderungen und Handelsunterbrechungen

Der Unterschied zwischen führenden Unternehmen und anderen kann erheblich sein. Ein Beispiel: Ein Kunde, der jährlich etwa 100 Millionen Dollar an Zöllen und Steuern für den Import von Industrieanlagen in Europa zahlt, konnte durch ein besseres Zollmanagement Kosteneinsparungen von etwa 5 Millionen Dollar erzielen. Dies war das Ergebnis einer genaueren Produktklassifizierung. Diese führte zu niedrigeren Abgaben, geringeren Bußgeldern und Strafen bei Nichteinhaltung von Vorschriften, automatisierteren Prozessen, die zu mehr Konsistenz und Produktivität führten. Außerdem einer schnelleren Abwicklung, die zu Einsparungen beim Betriebskapital führte. Die gestärkten Zollkapazitäten des Unternehmens haben auch dazu beigetragen, die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens gegenüber Störungen zu verbessern, indem sie für mehr Transparenz sorgten und es dem Unternehmen ermöglichten, die Kosten nach Änderungen in der Konfiguration seiner Lieferkette schnell zu optimieren.

Fünf strategische Hebel zur Erschließung von Werten

Branchenübergreifend haben sich fünf strategische Hebel herauskristallisiert, die entscheidend sind, wenn es darum geht, den Wert des Zollmanagements zu steigern, und zwar nicht nur durch Kostensenkungen, sondern auch durch größere Schnelligkeit und Widerstandsfähigkeit sowie bessere Entscheidungen.

1. Integrieren Sie den Zoll in die Beschaffung und das Produktdesign

Viele zollbezogene Kosten entstehen lange vor dem Versand einer Sendung. Entscheidungen, die während der Lieferantenauswahl, der Materialspezifikationen und des Produktdesigns getroffen werden, sind oft mit Zöllen, komplizierten Klassifizierungen und Beschränkungen aufgrund von Ursprungsregeln verbunden. Durch die Einbindung von Zollinformationen in vorgelagerte Arbeitsabläufe machen führende Unternehmen die Kostenvermeidung zu einem Gestaltungsprinzip.

Ein großes Pharmaunternehmen hat beispielsweise seine durchschnittlichen Anlandungskosten um etwa 12 % gesenkt, indem es die Verpackung und die Formulierung so angepasst hat, dass sie unter günstigere Klassifizierungsregelungen fallen. Darüber hinaus ermöglichen in ERP-Systeme integrierte Zollsimulationstools den Beschaffungsteams jetzt den Vergleich von Lieferantenoptionen, und zwar nicht nur auf der Grundlage des Preises oder der Vorlaufzeit, sondern auch im Hinblick auf die zollrechtlichen Auswirkungen der Produktherkunft und der Materialzusammensetzung.

2. Zentralisieren Sie Daten und Verwaltung

In den meisten globalen Unternehmen bleiben die Zolldaten in den verschiedenen Brokern, Ländern und IT-Systemen isoliert. Dies schränkt die Transparenz ein, verlangsamt die Entscheidungsfindung und erhöht das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften. Die Erfassung und Validierung der Daten, die für die Abgabe von Zollerklärungen erforderlich sind, ist daher zeitaufwändig und erfolgt häufig manuell, wobei mehrere Parteien per E-Mail und Telefon miteinander kommunizieren. Der Anteil der Exporteure, Importeure und Zollanmelder, die digitalisierte Daten verwenden oder sich auf automatisierte Arbeitsabläufe verlassen, die durch eine intelligente Dokumentenverarbeitung unterstützt werden – einschließlich Systemen, die KI-gestützte Lösungen zur Extraktion, Validierung und Verarbeitung von Daten aus Handelsdokumenten nutzen -, macht nach Angaben führender Zollmakler weniger als 50 % des Marktes in der EU aus.

Die Zentralisierung von Daten über Anmeldungen, Zollzahlungen, Produkt-Metadaten und Klassifizierungsdatensätze schafft eine solide Grundlage für Audit-Bereitschaft, intelligentere Analysen und verbesserte Kontrolle. Die Transparenz, die zentralisierte Zollplattformen bieten, ermöglicht es Unternehmen, Trends zu überwachen, Anomalien zu erkennen und die Zolllogik global anzugleichen. Prädiktive Audit-Tools können die Logik der Zollbehörden vor der Einreichung simulieren, um risikoreiche Anmeldungen zu erkennen und das Risiko einer Prüfung zu verringern.

3. Entwicklung funktionsübergreifender Zollfähigkeiten

Das Zollwesen liegt im Schnittpunkt zahlreicher Unternehmensfunktionen, darunter Steuern, Recht, Finanzen, Logistik, Lieferkette und IT. In vielen Unternehmen gibt es jedoch keinen eindeutigen Verantwortlichen für diese Aufgabe, und allzu oft ist sie nur in einem funktionalen Silo angesiedelt, z. B. im operativen Bereich. Leistungsstarke Unternehmen bauen unternehmensweite Fähigkeiten auf, die durch eine gemeinsame Governance, zentralisierte Teams und einheitliche Ausführungsstandards gestützt werden.

Globale „Kontrolltürme“ werden jetzt eingesetzt, um die Leistung der Makler zu überwachen, die Genauigkeit der Klassifizierung zu überprüfen und die FTA-Fähigkeit in Echtzeit auf allen Märkten zu verfolgen. Gemeinsame Servicezentren sorgen für eine einheitliche Dokumentation und Ablage, während Governance-Foren die Zollpolitik mit den allgemeinen Unternehmenszielen in Einklang bringen.

Generative KI Tools werden zunehmend eingesetzt, um Zollteams in der intelligenten Dokumentenverarbeitung, der Einhaltung von Vorschriften und der Überwachung und Verwaltung anderer kontextbezogener Daten zu schulen. Im Fall eines Importeurs konnte durch die Anwendung von KI-basierter Automatisierung der Dokumentationsabläufe die Bearbeitungszeit um 50 % reduziert werden, wodurch qualifizierte Mitarbeiter für höherwertige Aufgaben frei wurden.

Ein funktionsübergreifender Ansatz kann sogar die gemeinsame Festlegung kritischer Lieferprioritäten über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg unterstützen, was für die Sicherung der Gesamtleistung eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist. Wenn z.B. in der Produktion wichtige Materialien knapp werden und ein Werksstillstand droht, muss das Unternehmen sicherstellen, dass die Zollteams der Abfertigung dieser Lieferungen Vorrang vor weniger dringenden oder reichhaltigeren Materialien geben.

4. Die Zollinfrastruktur auf den Wandel abstimmen

Die Handelspolitik ist zunehmend dynamisch. Sanktionen, Zölle und regulatorische Änderungen können über Nacht auftauchen und zwingen zu raschen Verschiebungen in der Beschaffung, zu Routenanpassungen und zu Änderungen der Dokumentationsanforderungen. Statische Zollverfahren können da nicht mithalten.

Modulare und anpassungsfähige Zollsysteme ermöglichen es Unternehmen, schnell auf diese Veränderungen zu reagieren. Ein Technologieunternehmen verkürzte die Durchlaufzeiten um 15 %, indem es Produkte durch Zollfreigebiete vorverzollte und den Dokumentenfluss digitalisierte. Im Lebensmittel- und Pharmasektor wird die IoT-Verfolgung in Echtzeit eingesetzt, um den Zustand, den Standort und die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen und so den Verderb und die Inspektionsraten zu reduzieren.

5. Nutzen Sie KI und Automatisierung, um Entscheidungen zu skalieren

Der schiere Umfang und die Komplexität von Zollentscheidungen, die für Tausende von SKUs, Gerichtsbarkeiten und Sendungen getroffen werden müssen, machen den Zoll zu einem idealen Bereich für KI und Automatisierung. Dies gilt insbesondere angesichts der Mischung aus inkonsistenten Regeln, großen, häufig unstrukturierten Datenmengen und sich wiederholenden Prozessen, die mit den Zollaktivitäten einhergehen. Anstatt einfach nur manuelle Arbeit zu ersetzen, KI ermöglicht genauere, konsistentere und proaktivere Entscheidungen.

Der schiere Umfang und die Komplexität der Entscheidungen, die über Tausende von SKUs, Gerichtsbarkeiten und Sendungen hinweg getroffen werden müssen, machen den Zoll zu einem idealen Bereich für KI und Automatisierung.

Basierend auf einer Analyse von 1 Million Zollerklärungen liefern KI-gestützte Klassifizierungstools jetzt eine Genauigkeit von mehr als 85 % bei der Zuweisung von zollrelevanten Produktcodes und können Unstimmigkeiten zwischen Produktspezifikationen und Zollerklärungen aufzeigen. Einige Unternehmen nutzen historische Sendungsdaten und KI-basierte Überprüfungsprogramme, um frühere Überzahlungen von Zöllen zurückzuholen. Generative KI erweist sich auch als wertvoll bei der Zusammenfassung von Handelsbestimmungen, der Erstellung von Erklärungen aus Rechnungs- und Stücklistendaten und der Aufdeckung von Möglichkeiten zur Rückerstattung von Zöllen, die in unstrukturiertem Text verborgen sind. Sie kann sogar eingesetzt werden, um Mitarbeiter vor Ort zu schulen, indem sie kontextabhängige Anleitungen in Echtzeit liefert.

Eine weitere Chance liegt in der Kombination der traditionellen Digitalisierung mit dem Einsatz von KI-Agenten um schwer zu digitalisierende Grenzfälle zu verwalten. Hier können KI-Agenten eine zentrale Rolle bei der Durchführung von Zollprozessen von Anfang bis Ende übernehmen, indem sie relevante Daten von allen Parteien sammeln, sie validieren und in die erforderlichen Systeme einspeisen. Zusammen mit einem fortschrittlicheren Datenaustausch über die vor- und nachgelagerte Wertschöpfungskette hinweg wird die agentengestützte KI in der Lage sein, den erheblichen Aufwand für die Zollverwaltung zu reduzieren.

Durch schnellere Abfertigung und weniger Fehler haben KI und Automatisierung das Potenzial, Zollteams in die Lage zu versetzen, die Zeit zu verkürzen, Risiken zu verringern und das Fachwissen über die globalen Aktivitäten ihrer Unternehmen zu erweitern. In der Tat sehen 42 % der Befragten in der jüngsten Kundenumfrage Innovation als Schlüssel zur Steigerung der Effizienz. Gleichzeitig befürchten jedoch 27 %, dass KI Risiken für die Einhaltung der Zollvorschriften sowie Verzögerungen oder sogar Geldstrafen und Reputationsschäden mit sich bringen könnte, was die anhaltende Notwendigkeit menschlicher Aufsicht unterstreicht.

Fünf kurzfristige Maßnahmen

Die Umgestaltung der Zollverwaltung erfordert mehr als nur ein paar Prozessverbesserungen. Führende Unternehmen investieren in fünf Kernbereiche, die dauerhafte Fähigkeiten in der gesamten Organisation schaffen:

• Machen Sie den Zoll zu einer strategischen Fähigkeit. Der Zoll sollte nicht als Transaktionsfunktion behandelt werden, sondern als Hebel für die Unternehmensleistung. Dies erfordert eine Neuausrichtung als Kernstück der Wertschöpfung, das mit der Beschaffung, der Preisgestaltung, dem Produktdesign und der Lieferkettenstrategie verknüpft ist. Die Unternehmensführung muss den Zoll als eine Fähigkeit fördern, die Margen schützt, Flexibilität ermöglicht und Risiken mindert.
• Schaffen Sie Dateneinsichtsmöglichkeiten. Eine effektive Leistung des Zolls hängt von der Fähigkeit ab, Erkenntnisse zu gewinnen und nicht nur Daten zu verarbeiten. Führende Unternehmen investieren in die Datenkompetenz ihrer Zollteams, verknüpfen Handelsdaten mit kommerziellen und operativen KPIs und integrieren Entscheidungslogiken dort, wo sie die Ergebnisse beeinflussen können. Das Ziel ist nicht einfach nur Transparenz, sondern verwertbare Informationen.
• Integrieren Sie Analytik und KI in Ihre Arbeitsabläufe. Analytik und KI sind nur dann wertvoll, wenn sie mit echten Entscheidungen verbunden sind. Leistungsstarke Unternehmen integrieren prädiktive Tools in ihre Kernarbeitsabläufe im Zollbereich. Sie helfen den Teams, Risiken zu priorisieren, Klassifizierungsszenarien zu bewerten und Möglichkeiten für die Rückerstattung von gezahlten Zöllen zu erkennen. Diese Funktionen beschleunigen die Ausführung und erhöhen gleichzeitig das Vertrauen und die Kontrolle.
• Institutionalisieren Sie funktionsübergreifende Verantwortung. Der Zoll ist von Natur aus bereichsübergreifend. Top-Organisationen stimmen Funktionen wie Steuern, Recht, Logistik, Beschaffung und IT auf gemeinsame Ziele und klar definierte Steuerungsmechanismen ab. Dies ermöglicht eine schnellere Abstimmung über Klassifizierungsrichtlinien, Broker-Strategien und Compliance-Positionen. Zentrale Teams spielen eine entscheidende Rolle bei der Skalierung von Fachwissen und der Durchsetzung von Standards.
• Beobachten Sie die Märkte kontinuierlich. Die Handelspolitik wird sich weiter verändern, und die Zollbestimmungen werden sich ständig ändern. Unternehmen müssen die organisatorischen Voraussetzungen schaffen, um sich durch Szenarienplanung, modulare Playbooks und marktübergreifende Koordination anzupassen. Bei der Agilität geht es nicht nur um die Flexibilität von Prozessen, sondern auch um die Entwicklung von Führungskräften und Teams, die Veränderungen vorhersehen, Kompromisse eingehen und entschlossen handeln können, wenn sich die Bedingungen ändern.

In einer Welt der unsicheren Handelspolitik und geopolitischen Störungen wird das Zollmanagement zu einer immer wichtigeren Quelle der Wettbewerbsdifferenzierung. Unternehmen, die jetzt ihre Zollkapazitäten ausbauen – durch Investitionen in Strategie, Struktur und intelligente Tools – werden Kosten senken, die Reaktionsfähigkeit verbessern und die Widerstandsfähigkeit stärken.

Der nächste operative Vorteil im globalen Handel wird wahrscheinlich nicht durch schnellere Fracht oder billigere Lieferanten entstehen. Er wird von einer intelligenteren Zollverwaltung kommen.

Autoren

• Denis van de Voorde, Partner, BCG
• Stéphane Crosnier, Geschäftsführender Direktor, BCG
• Tobias Eichner, Geschäftsführer & Partner, BCG
• Tristan Mallet, Geschäftsführender Direktor & Partner, BCG
• Georgia Mavropoulos, Senior Manager, BCG Vantage
• John Wegman, Vorstandsvorsitzender, Customs Support Group
• Nicolas Collart, Chief Trade Operations and Compliance Officer, Customs Support Group
• Ian Featherstone, Chief Digital Officer, Customs Support Group
• Julia Verbunt, Group Marketing Director, Customs Support Group