Privacy policy

Déclaration de confidentialité

Politique de confidentialité Customs Support Group

Customs Support Group B.V. est établi à l'adresse Willem Barentszstraat 11-19, 3165 AA Rotterdam, Pays-Bas et inscrit au registre du commerce sous le numéro 24294906. Customs Support Group B.V. possède plusieurs entités affiliées aux Pays-Bas, en Belgique, en Allemagne, en France et dans d'autres États membres de l'UE. Ci-après, Customs Support Group B.V. et ses entités affiliées seront conjointement et solidairement dénommés "CSG".

 L'aperçu actuel des entités affiliées de Customs Support Group B.V. peut être téléchargé sur notre site Web. Vous devez choisir "téléchargements" dans le menu. La liste des entités se trouve sous la rubrique "Customs Support Group" et peut également être consultée à partir de cet hyperlien.

Activités
CSG effectue diverses opérations douanières pour les clients sous la forme de déclarations douanières (par exemple, importation, exportation et transit), la préparation de certificats d'origine et de documents préférentiels, et les notifications à l'autorité néerlandaise de sécurité des aliments et des produits de consommation (NVWA) et aux autorités de sécurité des aliments et des produits dans d'autres États membres dans le cas de cargaisons phytosanitaires et vétérinaires.

Informations commerciales et données personnelles
Diverses informations commerciales et données personnelles sont collectées lors de la préparation et de l'exécution des activités susmentionnées. L'entité CSG qui accepte de réaliser et réalise les services, est responsable du traitement correct des informations commerciales et des données personnelles et se conforme par la présente au Règlement général européen sur la protection des données (RGPD) et aux lois et règlements nationaux basés sur le RGPD.

Mode de collecte des informations commerciales et des données personnelles
Différents départements du CSG collectent des informations commerciales et des données personnelles. Seuls les employés qui ont besoin de ces données pour effectuer leur travail, y ont accès. L'accès est accordé sur la base du principe du besoin de savoir. Vous trouverez ci-dessous une liste des données collectées et de leur finalité par secteur d'activité.

Département des ventes
Via notre site web www.customssupport.com, les clients potentiels peuvent remplir un formulaire de contact pour demander une offre ou pour demander à CSG de contacter le client potentiel.
Les informations suivantes sont demandées :

  • Nom de la société
  • Nom et prénom de la personne de contact
  • l'adresse e-mail
  • le numéro de téléphone.

Le client est également prié d'autoriser CSG à le contacter directement. Le client se réserve le droit de retirer cette autorisation à tout moment.

Les propositions de prix seront converties en devis en cas de réponse positive. Nous utilisons les données personnelles dans ce cas parce qu'elles sont nécessaires à l'exécution du contrat et parce qu'elles sont nécessaires dans le cadre de l'intérêt justifié de CSG à pouvoir fournir ses services au client. Le devis sera archivé conformément aux procédures internes et sera ajusté annuellement si le service est poursuivi. Nous détruisons les données personnelles de nos clients au plus tard deux ans après la fin des activités pour ce client.

En outre, des lettres d'information sont régulièrement envoyées à nos clients pour les informer de l'actualité dans le domaine des douanes et des développements au sein de CSG. Le client a la possibilité de se désabonner de ces lettres d'information.

Département des finances
Dans le cadre de la gestion des débiteurs et des créanciers, les coordonnées des entreprises et des particuliers sont collectées et enregistrées dans notre système comptable, ces données étant traitées pour exécuter le contrat, pour répondre aux exigences réglementaires et/ou dans notre intérêt justifié.

On peut par exemple penser à :

  • Nom de la société.
  • Nom et prénom de la personne de contact
  • Adresse
  • l'adresse électronique
  • le numéro de téléphone
  • Numéro de fax
  • Numéro de TVA

Ces données seront en principe supprimées de nos systèmes deux ans après la fin de l'accord, de la coopération ou du projet, à l'exception des données que nous devons conserver pendant une période plus longue sur la base d'exigences réglementaires ou en raison d'un litige en cours.

Département des opérations
Pour pouvoir effectuer les différentes déclarations douanières et agir en tant que représentant fiscal, il est nécessaire d'enregistrer la mission et l'autorisation de représentation douanière et/ou de représentation fiscale dans un accord écrit / une procuration CSG - politique de confidentialité - 2020 - versie 1.

Voici des exemples de tels accords/autorisations :

  • Accords/pouvoirs pour une représentation fiscale limitée ou générale Accords/pouvoirs pour une représentation douanière directe ou indirecte.
  • Procuration pour présenter des demandes de remboursement/remise de dette
  • Pouvoirs pour l'établissement de documents d'origine ou de documents préférentiels.

Nous vous demandons les informations suivantes :

  • Nom de la société
  • Nom et prénom de la personne de contact
  • Adresse
  • Adresse électronique
  • Adresse du site web
  • le numéro de téléphone
  • Numéro de fax
  • Numéro de TVA
  • Numéro EORI

En outre, nous demandons le nom et la signature de la ou des personnes autorisées à représenter l'entreprise du mandant (selon le registre du commerce) et la preuve de la constitution de l'entreprise et de l'identité du ou des représentants autorisés au moyen d'une copie de l'extrait du registre du commerce correspondant.

S'il est demandé à CSG d'agir en tant que représentant en douane ou représentant fiscal, le client doit également fournir une copie de la carte d'identité (ID) de la ou des personnes autorisées à représenter la société du client. Nous avons besoin d'une copie de la carte d'identité pour vérifier l'autorisation (en contrôlant le nom du/des représentant(s) et la/les signature(s)). CSG estime qu'en tant que prestataire de services logistiques opérant dans le commerce international, il doit savoir qui sont ses clients et que CSG a un intérêt légitime à gérer les risques (financiers) liés aux services fournis par les représentants en douane. Nous utilisons les données susmentionnées parce qu'elles sont nécessaires à l'exécution du contrat et parce qu'elles sont nécessaires dans le cadre de l'intérêt justifié de CSG à pouvoir fournir ses services au client. Lors de l'archivage d'une copie de la carte d'identité, le numéro BSN (Pays-Bas), le numéro de rijksregister (Belgique) ou les numéros similaires du titulaire de la carte d'identité sont rendus illisibles, pour autant que la personne ne l'ait pas déjà fait lors de la remise de la copie de la carte d'identité. Les données personnelles telles que les données susmentionnées, mais aussi la photo portrait, peuvent être rendues illisibles par le titulaire de la carte d'identité avant de fournir une copie.

Département des ressources humaines

Dossiers du personnel
Le CSG traite les données personnelles de ses employés dans le cadre de l'exécution des contrats de travail et pour des raisons de gestion des RH et d'administration des salaires. Les employés ont le droit de consulter leur dossier personnel. Le département RH peut à tout moment expliquer aux employés quelles données sont collectées et dans quel but. Les données personnelles sont conservées jusqu'à l'expiration d'un délai de cinq ans après la fin du contrat de travail, à l'exception des données que nous devons conserver plus longtemps sur la base d'exigences réglementaires ou en raison d'un litige en cours.

Lettres de candidature et curriculum vitae des candidats potentiels
Les données à caractère personnel des candidats à un emploi sont conservées jusqu'à ce que le poste vacant soit pourvu. Les données personnelles des candidats qui ne sont pas embauchés seront détruites au plus tard quatre semaines après, à moins que le candidat n'autorise par écrit la conservation de ces données dans une base de données sécurisée en vue de futurs postes vacants. À cet égard, nous appliquons une période de conservation maximale de six mois. L'autorisation de conserver les données peut être retirée à tout moment. Les données à caractère personnel ne seront traitées que si nous disposons d'une autre base juridique que l'autorisation.

Visiteurs
Les personnes qui visitent un site du CSG peuvent être invitées à s'enregistrer à leur arrivée en s'inscrivant dans notre registre des visiteurs. Les entités du CSG qui disposent d'une autorisation de sécurité AEO ont l'obligation de savoir à tout moment qui est présent dans le bâtiment, par exemple en cas d'évacuation. Lors de l'enregistrement, les visiteurs sont priés d'écrire leur nom, le nom de la société qu'ils représentent, la date de la visite et l'heure d'arrivée et de départ. Les enregistrements des visiteurs sont conservés pendant une période maximale de 3 mois.

Protection des données personnelles
Conformément aux lois et règlements applicables, CSG a pris des mesures techniques adéquates pour protéger vos données personnelles. CSG stocke les données personnelles dans une base de données sécurisée, où des mesures techniques sont prises pour empêcher tout accès non autorisé.

Visiteurs du site web / tiers
CSG respecte la vie privée de tous les visiteurs de son site web (www.customssupport.com ) et veille à préserver la nature confidentielle des données personnelles que vous nous fournissez. Cela concerne les données personnelles suivantes, que nous traitons dans notre intérêt légitime afin d'optimiser notre site web et d'en accroître la facilité d'utilisation :

  • Nom de la société
  • Nom et prénom de la personne de contact
  • Adresse postale - Adresse électronique
  • numéro de téléphone

CSG ne met pas vos données personnelles à la disposition de tiers, à moins d'y être obligé sur la base de règles impératives, d'une décision contraignante d'une agence gouvernementale ou d'une ordonnance d'un tribunal compétent. Le site web peut contenir des hyperliens vers des sites web de tiers. Le CSG n'est pas responsable du contenu de ces sites.

Droits
Nous avons énuméré ci-dessous vos droits concernant l'utilisation de vos données personnelles :

  • Vous avez le droit de consulter vos données personnelles.
  • Vous pouvez vous opposer à l'utilisation de vos données personnelles.
  • Vous pouvez demander que nous supprimions vos données personnelles.
  • Vous pouvez faire une demande de transfert de vos données personnelles à une autre partie.
  • Vous pouvez demander une modification de vos données personnelles si vous estimez qu'elles sont incorrectes.
  • Vous pouvez également nous demander de limiter le traitement des données personnelles.
  • Vous pouvez retirer votre autorisation si le traitement est basé sur celle-ci.

Nous pouvons toujours traiter les données s'il existe une autre base juridique nous permettant de le faire. Nous ne traitons pas vos données personnelles pour le profilage ou pour des décisions entièrement automatisées.

Nous nous conformerons à votre demande, sauf si nous avons un intérêt légitime prépondérant à ne pas supprimer les données, qui l'emporte sur votre intérêt pour la vie privée. Si nous avons supprimé les données, nous ne pouvons pas, pour des raisons techniques, supprimer immédiatement toutes les copies des données de nos systèmes et de nos systèmes de sauvegarde. Nous pouvons refuser de donner suite aux demandes susmentionnées si elles sont formulées à une fréquence déraisonnable, si elles exigent des efforts techniques déraisonnables ou si elles ont des conséquences techniques déraisonnables pour nos systèmes ou mettent en danger la vie privée d'autrui.

Vous pouvez également déposer une plainte concernant l'utilisation de vos données personnelles auprès de l'autorité compétente en matière de protection des données. Le CSG a des entités affiliées, notamment aux Pays-Bas, en Belgique, en Allemagne et en France. Une telle plainte peut être soumise à l'Autoriteit Persoonsgegevens (Pays-Bas), Gegevensbeschermingsautoriteit (Belgique), Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (Allemagne) et Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (France).

Nous vous prions de nous contacter dans les situations susmentionnées à l'adresse électronique suivante : compliance@customssupport.com.

Enfin
Cette déclaration a été préparée avec le plus grand soin. Si vous avez d'autres questions, nous vous prions de nous contacter à l'adresse suivante : compliance@customssupport.com.