Privacy policy

Politique de confidentialité

Politique de confidentialité de Customs Support Group

Customs Support Group

Le siège de notre société Customs Support Group est établi aux Pays-Bas, à l'adresse suivante : Willem Barentszstraat 11-19, 3165 AA Rotterdam. L’entreprise est enregistrée au registre du commerce sous le numéro d’identification 24294906. Le Customs Support Group à plusieurs succursales installées aux Pays-Bas, en Belgique, en Allemagne et dans d'autres États membres de l'Union Européenne. Toutes ces entités sont conjointement et solidairement désignées par le terme "CSG".

Vous pouvez télécharger un aperçu actualisé des entités affiliées au groupe CSG sur notre site Web. Veuillez pour cela cliquer sur l’onglet "Téléchargements" dans le menu principal. La liste des documents des différentes entités se trouve sous "Customs Support Group", ainsi que sous cet hyperlien.

Activités

CSG effectue diverses opérations douanières pour ses clients sous la forme de déclarations en douane (par exemple, à l'importation, à l'exportation, ou en transit), de préparation de certificats d'origine et de documents préférentiels, ainsi que de notifications à l'autorité Néerlandaise de sécurité des aliments et des produits de consommation (NVWA) et aux autorités de sécurité des aliments et des produits d'autres États membres dans le cas de cargaisons phytosanitaires et vétérinaires.

Informations commerciales et données personnelles

Diverses informations commerciales et données personnelles sont collectées lors de la préparation et de l'exécution des activités susmentionnées. L'entité du CSG qui accepte de fournir et qui exécute les services est responsable du traitement correct des informations commerciales et des données personnelles, et se conforme par la présente au (Règlement général de protection des données) ( RGPD), ainsi qu’aux lois et règlements nationaux basés sur le RGPD.

Mode de collecte des informations commerciales et des données personnelles

Différents services de CSG collectent des informations commerciales et des données personnelles. Seuls les employés qui ont besoin de ces données pour effectuer leur travail y ont accès, accès qui est accordé sur la base du principe du besoin de savoir. Voici, énumérées ci-dessous par section d'entreprise, les données qui sont collectées et l’explication du but pour lesquelles elles sont recueillies :

→Département des ventes

Via notre site Web www.customssupport.com, les clients potentiels peuvent remplir un formulaire de contact soit pour demander une offre soit pour demander à CSG de les contacter. Les informations suivantes sont alors demandées :

  • Nom de la société
  • Nom et prénom de la personne de contact
  • Adresse électronique
  • Numéro de téléphone

Le client est également prié de donner à CSG l'autorisation de le contacter directement. Le client se réserve le droit de retirer cette autorisation à tout moment.

Les propositions de prix seront converties en devis en cas de réponse positive. Nous utilisons alors les données personnelles du client puisque celles-ci sont nécessaires à l'exécution du contrat et au regard de l'intérêt justifié de CSG pour pouvoir fournir ses services au client. Le devis sera ensuite archivé conformément aux procédures internes et ajusté annuellement si le service est poursuivi. Les données personnelles de nos clients sont détruites au plus tard deux ans après la fin des activités pour ce client.

En outre, des lettres d'information sont régulièrement envoyées à nos clients pour les informer de l'actualité douanière et des développements spécifiques à CSG. Le client a la possibilité de se désabonner de ces lettres d'information.

→Département des finances

Dans le cadre de la gestion des débiteurs et des créanciers, les noms et adresses des entreprises et des personnes physiques sont recueillis et enregistrés dans notre système comptable, ces données étant traitées pour exécuter l'accord, satisfaire aux exigences réglementaires et/ou dans notre intérêt justifié. Voici quelques exemples:

  • Nom de la société
  • Nom et prénom de la personne de contact
  • Adresse postale
  • Adresse électronique
  • Numéro de téléphone
  • Numéro de fax
  • Numéro de TVA

Ces données sont en principe supprimées de nos systèmes deux ans après la fin de l'accord, de la coopération ou du projet, à l'exception des données que nous devons conserver pendant une période plus longue en raison d'exigences réglementaires ou d'un litige en cours.

→Département des douanes

Afin de pouvoir effectuer les différentes déclarations en douane et d'agir en tant que représentant fiscal, il est nécessaire de consigner la mission et l'autorisation de représentation en douane et/ou de représentation fiscale dans un accord écrit / une procuration. Voici des exemples de tels accords / telles procurations :

*Accords/pouvoirs du mandataire pour la représentation fiscale limitée ou générale

*Accords/pouvoirs du mandataire pour la représentation douanière directe ou indirecte

*Pouvoirs du mandataire pour présenter des demandes de remboursement/remise

*Pouvoirs du mandataire pour établir des documents d'origine ou préférentiels.

Nous vous demandons alors les informations suivantes :

  • Nom de la société
  • Nom et prénom de la personne de contact
  • Adresse postale
  • Adresse électronique
  • Adresse du site Web
  • Numéro de téléphone
  • Numéro de fax
  • Numéro de TVA
  • Numéro EORI

En outre, nous demandons le nom et la signature de la ou des personnes habilitées à représenter la société du mandant (selon le registre du commerce), la preuve de la constitution de la société et de l'identité du ou des représentants autorisés par le biais d'une copie de l'extrait du registre du commerce concerné.

S'il est demandé à CSG d'agir en tant que représentant en douane ou représentant fiscal, le client est également prié de fournir une copie de la carte d'identité (ID) de la ou des personnes autorisées à représenter la société du client, pour vérifier l'autorisation (en constatant le nom du/des représentant(s) et la/les signature(s)). CSG estime qu'en tant que prestataire de services logistiques opérant dans le commerce international, elle doit savoir qui sont ses clients de même qu'elle a un intérêt légitime à gérer les risques (financiers) liés aux services fournis par les représentants en douane. Nous utilisons les données susmentionnées parce qu'elles sont nécessaires à l'exécution du contrat et dans l'intérêt justifié de CSG pour pouvoir fournir ses services au client. Lors de l'archivage d'une copie de la carte d'identité, le numéro BSN (aux Pays-Bas), le numéro de rijksregister (en Belgique) ou les numéros similaires du titulaire de la carte d'identité sont rendus illisibles, pour autant que la personne ne l'ait pas déjà fait lors de la remise de la copie de la carte d'identité. Les données personnelles telles que les données susmentionnées, mais aussi la photo du portrait, peuvent être rendues illisibles par le titulaire de la carte d'identité avant de fournir une copie.

→Département des ressources humaines

*Fichiers du personnel

CSG traite les données personnelles de ses employés dans le cadre de l'exécution des contrats de travail et pour des raisons de gestion des ressources humaines et d'administration des salaires. Les employés ont le droit de consulter leur dossier personnel. Le département RH peut expliquer à tout moment aux employés quelles données sont collectées et dans quel but. Les données à caractère personnel sont conservées jusqu'à cinq ans après la fin du contrat de travail, à l'exception des données que nous devons conserver plus longtemps en raison d'exigences réglementaires ou d'un litige en cours.

*Lettre de candidature et curriculum vitae des candidats potentiels
Les données personnelles des candidats sont conservées jusqu'à ce que le poste vacant soit pourvu. Les données à caractère personnel des candidats qui ne sont pas engagés seront détruites au plus tard quatre semaines après cette date, à moins que le candidat ne donne l'autorisation écrite de conserver les données dans une base de données sécurisée en vue de futurs postes vacants. À cet égard, nous appliquons une période de conservation maximale de six mois. L'autorisation de conserver les données peut être retirée à tout moment. Les données à caractère personnel ne sont traitées que si nous disposons d'une base juridique autre que l'autorisation.

Visiteurs

Les personnes qui visitent un bureau de la CSG peuvent être invitées à s'inscrire à leur arrivée dans notre registre des visiteurs. Les entités du CSG qui ont une autorisation de sécurité AEO sont dans l'obligation de savoir à tout moment qui est présent dans le bâtiment, par exemple en cas d'évacuation. Lors de l'enregistrement, les visiteurs sont priés d'inscrire leur nom, le nom de la société qu'ils représentent et la date de la visite ainsi que l'heure d'arrivée et de départ. Les enregistrements des visiteurs sont conservés pendant une période maximale de 3 mois.

Protection des données à caractère personnel

Conformément aux lois et règlements applicables, la CSG a pris des mesures techniques adéquates pour protéger vos données personnelles. CSG stocke les données personnelles dans une base de données sécurisée, où des mesures techniques sont prises pour empêcher tout accès non autorisé.

Visiteurs du site Web / tiers

CSG respecte la vie privée de tous les visiteurs de son site Web (www.customssupport.com) et veille à ce que la nature confidentielle des données personnelles que vous nous fournissez soit préservées.

Il s'agit des données personnelles suivantes, que nous traitons dans notre intérêt légitime pour optimiser notre site Web et en faciliter l'utilisation :

  • Nom de la société
  • Nom et prénom de la personne de contact CSG
  • Adresse postale
  • Adresse électronique
  • Numéro de téléphone

CSG ne met pas vos données personnelles à la disposition de tiers, sauf s'il y est obligé sur la base de règles impératives, d'une décision contraignante d'une agence gouvernementale ou d'une ordonnance d'un tribunal compétent. Le site Web peut contenir des hyperliens vers des sites Web de tiers. CSG n'est pas responsable du contenu des sites Web tiers.

Droits

Nous avons énuméré ci-dessous vos droits en ce qui concerne l'utilisation de vos données personnelles :

  • Vous avez le droit de consulter vos données personnelles.
  • Vous pouvez vous opposer à l'utilisation de vos données à caractère personnel.
  • Vous pouvez nous demander de supprimer vos données à caractère personnel.
  • Vous pouvez demander le transfert de vos données à caractère personnel à une autre partie.
  • Vous pouvez demander une modification de vos données à caractère personnel si vous pensez qu'elles sont incorrectes.
  • Vous pouvez également nous demander de limiter le traitement des données à caractère personnel.
  • Vous pouvez retirer votre autorisation si le traitement est basé sur cette demande.
  • Nous pouvons toujours traiter les données s'il existe une autre base juridique nous permettant de le faire.
  • Nous ne traitons pas vos données personnelles à des fins de profilage ou pour des décisions entièrement automatisées.

Nous donnerons suite à votre demande, sauf si nous avons un intérêt légitime supérieur à celui de la protection de la vie privée à ne pas supprimer les données. Si nous avons supprimé les données, pour des raisons techniques, nous ne pouvons pas retirer immédiatement toutes les copies des données de nos systèmes et des systèmes de sauvegarde. Nous pouvons refuser de donner suite aux demandes susmentionnées si celles-ci sont faites à une fréquence déraisonnable, si elles exigent des efforts techniques déraisonnables, si elles ont des conséquences techniques déraisonnables pour nos systèmes ou si elles mettent en danger la vie privée d'autrui.

Vous pouvez également déposer une plainte concernant l'utilisation de vos données à caractère personnel auprès de l'autorité compétente en matière de protection des données. CSG a des entités affiliées notamment aux Pays-Bas, en Belgique et en Allemagne. Une telle plainte peut être déposée auprès de l'Autoriteit Persoonsgegevens (aux Pays-Bas), Gegevensbeschermingsautoriteit (en Belgique), Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (en Allemagne) et l’Information Commissioner's Office (au Royaume-Uni).

Nous vous prions de bien vouloir nous contacter dans les situations susmentionnées à l'adresse électronique suivante : compliance@customssupport.com.

Enfin, cette déclaration a été préparée avec le soin nécessaire. Si vous avez d'autres questions, nous vous invitons à nous contacter à l'adresse suivante: compliance@customssupport.com.