Informazioni su Customs Support Group
Customs Support Group è un fornitore indipendente di servizi doganali e per il commercio internazionale leader in Europa e nel Regno Unito.
La nostra azienda conta oltre 100 uffici e vanta una solida presenza in 14 paesi, tra cui Paesi Bassi, Belgio, Germania, Polonia, Francia, Regno Unito, Irlanda, Italia, Svizzera, Spagna, Finlandia, Svezia, Norvegia e Lussemburgo. Tutte le nostre sedi in Europa | Customs Support.
Al centro delle nostre attività vi è l’impegno a migliorare l’efficienza e la compliance nel commercio transfrontaliero. Customs Support Group offre una gamma completa di servizi, tra cui lo sdoganamento, la consulenza doganale, la verifica delle autorizzazioni doganali centralizzate dell’UE e il supporto sugli obiettivi di sviluppo sostenibile. La nostra competenza si estende alla gestione di normative doganali complesse, per aiutare le aziende ad affrontare con sicurezza le sfide del commercio internazionale.
La mission di Customs Support Group è supportare il commercio internazionale, semplificando le operazioni oltre confine e assicurando che siano sicure, efficienti e sempre conformi alle normative in costante aggiornamento.
Informazioni sulla nostra informativa sulla privacy
Customs Support Group (CSG, noi, nostro, ci) prende molto seriamente la tutela della privacy e si impegna a proteggerla e rispettarla e a trattare i dati personali in conformità alla normativa vigente in materia di privacy e protezione dei dati.
La presente informativa sulla privacy, l’informativa sui cookie e qualsiasi altro documento a cui si faccia riferimento all’interno di questa informativa sono rilasciati a nome di tutte le entità facenti parte di Customs Support Group.
Salvo diversa comunicazione, l’entità titolare e responsabile del trattamento dei dati personali è Customs Support Group B.V. I riferimenti a “noi”, “nostro” o “ci” includono tutte le entità e le controllate di Customs Support Group.
Il nostro Responsabile della protezione dei dati
Abbiamo nominato un Responsabile della protezione dei dati del Gruppo, Elena Beccheroni. Per contattarci in merito alla presente informativa sulla privacy, inoltrare richieste o presentare un reclamo, inviare un’e-mail a DataProtectionOfficer@customssupport.com o una lettera intestata a FAO: Data Protection Officer, Customs Support Group, Willem Barentszstraat 11-19 3165 AA Rotterdam, Albrandswaard, Paesi Bassi.
Raccolta e utilizzo dei dati personali
Data la natura dei nostri servizi, raccogliamo principalmente dati personali relativi ai nostri clienti, ai potenziali clienti e al personale e ai candidati delle entità di Customs Support Group.
Tali dati vengono utilizzati al fine di adempiere agli obblighi di legge, erogare i servizi oggetto del contratto, gestire le attività aziendali e amministrative e per scopi di gestione del personale.
Per svolgere tali attività, potrebbe rendersi necessario trasferire i dati personali verso Paesi diversi da quello in cui sono stati raccolti, ad esempio tra entità del nostro Gruppo o verso terze parti. In ogni caso, applichiamo tutte le misure di protezione necessarie per garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati personali.
Le copie dei dati personali sono conservate all’interno di sistemi protetti per un periodo proporzionato alle finalità del trattamento. Al termine di tale periodo, i dati sono trattenuti per il tempo necessario a soddisfare gli obblighi di conservazione previsti dalla legge, garantire la responsabilità aziendale o gestire o difendere eventuali contenziosi o reclami legali.
Le nostre attività di trattamento abituali sono illustrate di seguito. Potremmo inoltre raccogliere e utilizzare i dati personali per altre finalità; in tal caso, forniremo specifiche informazioni sulla privacy al momento della raccolta.
Clienti
I dati personali che possiamo raccogliere e utilizzare sono:
| Finalità | Verifiche di due diligence |
| Base giuridica | Al fine di rispettare gli obblighi di legge e per perseguire i nostri legittimi interessi aziendali. |
| Dati personali | Nome, indirizzo e-mail e indirizzo postale aziendale e personale, data di nascita, nazionalità, documenti di identità e qualsiasi altra informazione contenuta nei documenti di identificazione e verifica dell’indirizzo. |
| Fonte | I dati possono essere raccolti direttamente presso l’interessato o acquisiti mediante modalità indirette, quali ricerche o fonti legali. |
| Attività | Rilevamento e prevenzione delle frodi e controlli finanziari, inclusa la condivisione delle informazioni con le autorità competenti. |
| Conservazione | Per la durata del rapporto e per ulteriori 7 anni, salvo necessità di conservazione più estese richieste da obblighi legali o fiscali, o per la gestione di eventuali pretese legali. |
| Finalità | Fornire i nostri servizi |
| Base giuridica | Ai fini dell’adempimento del contratto. |
| Dati | Nome, credenziali lavorative (indirizzo e-mail, indirizzo dell’azienda e qualifica professionale) o indirizzo e-mail e indirizzo postale personale (qualora si preferisca utilizzarli per comunicare con noi), data di nascita, nazionalità, documenti di identità e qualsiasi altra informazione contenuta nei documenti di identificazione e verifica dell’indirizzo. Dati non personali generati durante l’erogazione dei servizi che ci sono stati richiesti dall’utente, che possono essere attribuiti al suo profilo o account. |
| Fonte | Direttamente dall’utente o dal suo datore di lavoro. |
| Attività | Fornitura del servizio, inclusa la condivisione delle informazioni con terze parti della nostra supply chain e con le autorità competenti. |
| Conservazione | Per la durata del rapporto e per ulteriori 7 anni, salvo necessità di conservazione più estese richieste da obblighi legali o fiscali, o per la gestione di eventuali pretese legali. |
| Finalità | Mantenimento del rapporto contrattuale |
| Base giuridica | Ai fini dell’adempimento del contratto e per perseguire i nostri legittimi interessi aziendali. |
| Dati | Nome, credenziali lavorative (indirizzo e-mail, indirizzo dell’azienda e qualifica professionale) o indirizzo e-mail e indirizzo postale personale (qualora si preferisca utilizzarli per comunicare con noi), data di nascita, nazionalità, documenti di identità e qualsiasi altra informazione contenuta nei documenti di identificazione e verifica dell’indirizzo. Dati non personali generati durante l’erogazione dei servizi che ci sono stati richiesti dall’utente, che possono essere attribuiti al suo profilo o account.t. |
| Fonte | Direttamente dall’utente o dal suo datore di lavoro. |
| Attività | Fatturazione e gestione finanziaria. Invio di aggiornamenti di settore e materiali promozionali. Miglioramento del servizio clienti. |
| Conservazione | Per la durata del rapporto e per ulteriori 10 anni, salvo necessità di conservazione più estese richieste da obblighi fiscali, o per la gestione di eventuali pretese legali. |
| Finalità | Le nostre attività aziendali |
| Al fine di rispettare gli obblighi di legge e per perseguire i nostri legittimi interessi aziendali. | |
| Dati | Nome, credenziali lavorative (indirizzo e-mail, indirizzo dell’azienda e qualifica professionale), indirizzo postale e indirizzo e-mail personale, data di nascita, nazionalità, documenti di identificazione, dati sull’eventuale esposizione politica, liste di sanzioni e qualsiasi altra informazione contenuta nei documenti di identificazione e verifica dell’indirizzo. Dati non personali generati durante l’erogazione dei servizi che ci sono stati richiesti dall’utente, che possono essere attribuiti al suo profilo o account. |
| Fonte | Direttamente dall’utente o dal suo datore di lavoro. |
| Attività | Ospitare e proteggere le informazioni, garantire la continuità operativa e condurre audit di conformità. Produrre e aggiornare informazioni per la gestione aziendale. Adempiere agli obblighi contabili e fiscali. |
| Conservazione | Per la durata del rapporto e per ulteriori 10 anni, salvo necessità di conservazione più estese richieste da obblighi legali o fiscali, o per la gestione di eventuali pretese legali. |
Candidatura per lavorare con noi
| Finalità | Dati forniti durante la candidatura e il colloquio |
| Base giuridica | I nostri legittimi interessi aziendali. |
| Dati personali | Nome, indirizzo e-mail e indirizzo postale aziendale e personale, dati dei profili social professionali; informazioni presenti nel CV; conferma dello status di idoneità al lavoro del candidato; eventuali condanne penali (nei Paesi pertinenti); qualsiasi dato sanitario o relativo a condizioni di disabilità; e informazioni su qualità e sulla diversità che il candidato sceglie di condividere volontariamente. Informazioni fornite dall’interessato nel corso della candidatura o annotate durante il colloquio. |
| Fonte | CSG gestisce le candidature dirette. Altri metodi di raccolta possono includere informazioni fornite direttamente dall’interessato o dal suo recruiter, nonché informazioni ottenute tramite ricerche indirette. |
| Attività | Valutazione dell’idoneità alla posizione lavorativa. Garantire il rispetto degli obblighi in tema di uguaglianza, diversità e pari opportunità. |
| Conservazione | Candidati non selezionati – 6 mesi. |
| Finalità | Verifiche di due diligence |
| Base giuridica | Al fine di rispettare gli obblighi di legge e per perseguire i nostri legittimi interessi aziendali. |
| Dati personali | Nome, indirizzo e-mail e postale aziendale e personale, data di nascita, nazionalità, immagini, dati sull’eventuale esposizione politica, liste di sanzioni e qualsiasi altra informazione contenuta nei documenti di identificazione e verifica dell’indirizzo. |
| Fonte | I dati possono essere raccolti direttamente presso l’interessato o acquisiti mediante modalità indirette, quali ricerche o fonti legali. |
| Attività | Controlli preliminari volti a verificare le informazioni fornite nella candidatura. |
Visitatori dell’ufficio
| Finalità | Gestione della visita |
| Base giuridica | Interessi legittimi: sicurezza e monitoraggio. |
| Dati | Nome, credenziali lavorative (indirizzo e-mail, indirizzo dell’azienda e qualifica professionale); eventuale indirizzo postale o e-mail personale o dati appartenenti a categorie particolari (ad es. dati sanitari) forniti dall’interessato, nonché documenti utilizzati per la verifica dell’identità; immagini provenienti da sistemi di videosorveglianza, ove applicabile. |
| Fonte | Direttamente dall’utente. Raccolta digitale ed elettronica, ove applicabile. |
| Attività | Mantenimento della sicurezza – Ai fini della sicurezza, potrebbe essere richiesto di firmare il registro dei visitatori e di indossare un badge identificativo. Controllo degli accessi – Possono essere forniti badge di accesso che consentono l’apertura delle porte; vengono conservate informazioni di audit relative all’utilizzo degli stessi. Tali informazioni possono essere utilizzate per verificare le attività svolte, la gestione del tempo o altri aspetti di gestione del personale. Salute e sicurezza – Quando vengono comunicate necessità mediche o richieste di adattamenti, tali informazioni possono essere utilizzate per gestire il benessere dell’interessato. Le informazioni possono essere trattate e condivise con terze parti rilevanti, quali il responsabile antincendio, il responsabile della gestione dell’edificio, le Risorse Umane o enti per la salute e sicurezza sul lavoro. Individuazione e prevenzione del crimine – Vengono forniti avvisi per informare della presenza di sistemi di videosorveglianza. L’accesso alle immagini è limitato a personale autorizzato e solo per scopi di monitoraggio in tempo reale. L’accesso ai filmati conservati avviene previa approvazione, al fine di garantire la conformità alle normative applicabili. Wi-Fi per gli ospiti e per il personale – All’accesso alla rete Wi-Fi, può essere richiesto di visionare i termini e condizioni e le informazioni sulla privacy pertinenti. In tale occasione viene comunicato che l’indirizzo IP può essere oggetto di trattamento e che possono essere conservati log di audit relativi alle attività di navigazione. |
| Conservazione | Si applicano periodi di conservazione standard, che variano in base alla finalità e alla sede dell’attività (per ulteriori dettagli, è possibile richiedere informazioni). Periodi di conservazione più lunghi possono essere applicati in caso di incidenti, infortuni o reclami. |
Partecipazione a un evento
Customs Support Group organizza eventi legati al settore, sia in presenza che tramite piattaforme online come Teams. Tali eventi possono essere organizzati esclusivamente da CSG, con relatori ospiti o in collaborazione con altre società professionali.
| Finalità | Iscriversi o partecipare a un evento |
| Base giuridica | Clienti e iscritti diretti: Interessi legittimi – Invio di aggiornamenti sul servizio. Iscritti di terze parti: Interessi legittimi – Crescita del business. |
| Dati | Nome, credenziali lavorative (indirizzo e-mail, indirizzo dell’azienda e qualifica professionale | ); eventuale indirizzo postale o e-mail personale fornito dall’interessato; preferenze di iscrizione
| Fonte | Clienti / Iscritti diretti – Direttamente dall’utente Potenziali clienti – I dati di contatto professionali possono essere raccolti in occasione di richieste inviate tramite la pagina “Contattaci” del sito web o durante la partecipazione a eventi co-organizzati. Possono altresì essere acquisiti indirettamente tramite strumenti di ricerca da fonti pubbliche, quali LinkedIn o il sito Internet dell’azienda. |
| Attività | Eventi in presenza: le informazioni vengono utilizzate per gestire l’interesse, la partecipazione e gli aspetti logistici relativi a un evento organizzato o co-organizzato da noi. Sono inoltre impiegate per raccogliere e analizzare il feedback e per fornire informazioni successive all’evento. Qualora vengano comunicate esigenze aggiuntive, tali informazioni possono essere utilizzate per predisporre gli opportuni adattamenti. Durante gli eventi è probabile che vengano scattate fotografie. È possibile rifiutare di comparire in singoli scatti. La propria immagine potrebbe comparire in foto di gruppo o panoramiche con altri partecipanti e potrebbe non essere sempre possibile rimuoverla o oscurarla. Tutte le fotografie sono conservate in modo sicuro e possono essere condivise su piattaforme social e media, sul sito web e con i partner organizzativi. Eventi online: quando gli eventi si svolgono online, ad esempio tramite Teams, la propria immagine, voce o i propri commenti digitati possono essere accessibili agli organizzatori, ai facilitatori, ai relatori ospiti e agli altri partecipanti. Qualora necessario per motivi aziendali, viene richiesto il consenso alla registrazione delle sessioni. Un banner informativo apparirà automaticamente sullo schermo per segnalare quando sono in corso registrazioni. Prima di accedere all’evento, è possibile scegliere di disattivare videocamera e microfono. Qualora non si fosse stati contatti diretti prima dell’evento, i dati possono essere aggiunti al database di marketing per inviare informazioni pertinenti relative alla natura dell’evento. È possibile revocare la propria autorizzazione o aggiornare le proprie preferenze in qualsiasi momento. Sezione: Gestione delle preferenze di marketing. I dati trattati durante gli eventi possono essere scambiati tra le parti rilevanti dell’evento per le medesime finalità. |
| Conservazione | I dati sono conservati per tutta la durata del rapporto con l’interessato. |
Il datore di lavoro dell’utente è un’azienda coinvolta in un nostro processo di fusione o acquisizione.
I dati possono essere forniti dal datore di lavoro nell’ambito di questo processo. Il datore di lavoro è responsabile di fornire le informazioni sulla privacy necessarie a informare l’utente che il trasferimento dei dati è avvenuto.
Visitatori del sito web
Cookie
Utilizziamo cookie e tecnologie simili sul sito web che raccolgono automaticamente informazioni tecniche sul dispositivo e registrano le azioni e i comportamenti di navigazione.
I nostri cookie hanno lo scopo di migliorare l’esperienza di navigazione sito, ricordare le preferenze e gestire le impostazioni dell’utente.
I cookie ci consentono inoltre di comprendere l’efficacia del sito e di pianificarne e gestirne le prestazioni.
Al primo accesso al sito web da parte dell’utente tramite il proprio dispositivo, forniamo informazioni relative ai cookie che intendiamo utilizzare, acquisiamo il suo consenso e chiediamo di confermare le sue preferenze. È possibile revocare il consenso o modificare le preferenze in qualsiasi momento.
In caso di rifiuto dei cookie o di modifiche significative ai cookie utilizzati, le informazioni relative ai cookie saranno fornite nelle visite successive.
Il sito può contenere link a piattaforme di terze parti, ad esempio all’interno di articoli. Si invita a consultare le informazioni relative ai cookie e alla privacy quando richiesto.
Per ulteriori informazioni sui cookie e sulle modalità di revoca del consenso, si rimanda alla nostra Informativa sui cookie | Customs Support
Contattaci
Quando si visita il nostro sito web e si inseriscono dati personali in sezioni come “Contattaci”, “Fai una domanda” o “Parla con un esperto”, raccogliamo le informazioni fornite, quali dati identificativi, recapiti e il contenuto della richiesta.
Una copia delle informazioni viene conservata in modo sicuro nel nostro database di gestione delle relazioni con i clienti, HubSpot. Il nostro team marketing accede a queste informazioni e le utilizza per gestire in modo efficace le richieste e fornire risposte adeguate.
Iscrizione per la ricezione di materiali di marketing
L’iscrizione alla ricezione dei nostri materiali di marketing varia in base alla natura del rapporto con l’interessato e alla finalità per cui i materiali vengono forniti; tali informazioni sono illustrate nelle sottosezioni seguenti.
Le informazioni relative all’iscrizione vengono conservate nel nostro database di marketing sicuro.
| Finalità | Fornire aggiornamenti sul settore e materiali di marketing |
| Base giuridica | Clienti: Interessi legittimi – Invio di aggiornamenti sul servizio. Clienti potenziali: Interessi legittimi – Crescita del business. Iscritti diretti: Consenso. |
| Dati personali | Nome, credenziali lavorative (indirizzo e-mail, indirizzo dell’azienda e qualifica professionale), credenziali relative a network professionali (come LinkedIn); eventuale indirizzo postale e e-mail personale fornito dall’interessato; preferenze di iscrizione. |
| Fonte | Clienti / Iscritti diretti – Direttamente dall’utente. Potenziali clienti – I dati di contatto professionali possono essere raccolti in occasione di richieste inviate tramite la pagina “Contattaci” del sito web o durante la partecipazione a eventi co-organizzati. Possono altresì essere acquisiti indirettamente tramite strumenti di ricerca da fonti pubbliche, quali LinkedIn o il sito Internet dell’azienda. |
| Attività | Clienti / Iscritti diretti – Utilizziamo un software per gestire e classificare le preferenze, al fine di fornire materiali pertinenti rispetto all’iscrizione. Potenziali clienti – Con il consenso dell’interessato, le relative informazioni di contatto verranno aggiunte al nostro database marketing e verrà inviata un’e-mail introduttiva per confermare le preferenze. È possibile modificare le preferenze e revocare l’autorizzazione a ricevere queste comunicazioni in qualsiasi momento. In caso di rinuncia, potrebbe essere necessario effettuare nuovamente la disiscrizione. LinkedIn – Utilizziamo strumenti di networking professionale per finalità di marketing. Sconsigliamo di utilizzare dati personali o comunicare informazioni sui servizi contrattuali o proposti, in quanto non possiamo assicurare la protezione, la sicurezza o l’integrità dei contenuti pubblicati da terzi estranei su tali piattaforme. Codici QR – Convertiamo gli URL in codici QR mediante generatori di codici QR. I codici QR vengono utilizzati in materiali di vendita stampati, quali banner, biglietti da visita e simili. |
| Conservazione | I dati sono conservati per tutta la durata del rapporto con l’interessato. |
Gestione delle preferenze di marketing
È possibile modificare le preferenze di iscrizione accedendo alla sezione Newsletter | Customs Support. Qualora si desideri revocare l’iscrizione, è possibile farlo tramite il link contenuto nell’e-mail ricevuta o contattando il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD). Provvederemo ad aggiornare i nostri registri di conseguenza.
Salvo diverso consenso espresso da parte dell’utente, l’utilizzo delle informazioni relative all’iscrizione è limitato a finalità di marketing interno. Le informazioni non vengono condivise, messe a disposizione o vendute a terzi per ulteriori finalità di marketing.
Trasferimento verso l’estero / transfrontaliero
La natura della nostra attività richiede alcuni trasferimenti di dati personali verso l’estero o oltre confine. La maggior parte di questi trasferimenti avviene verso paesi soggetti agli stessi standard di protezione dei dati o a standard equivalenti; per i paesi che non li adottano, garantiamo l’adozione di adeguate misure di sicurezza tecniche o contrattuali.
Condivisione dei dati
Ci avvaliamo di responsabili del trattamento e strumenti terze parti per archiviare e proteggere i nostri dati, gestire alcune funzioni della nostra sede centrale ed erogare i nostri servizi. Tali rapporti sono regolati da contratti che garantiscono la conformità alle nostre regole in materia di sicurezza e riservatezza dei dati personali, prevedono istruzioni specifiche per il loro utilizzo e divieti di accesso o impiego per finalità diverse da quelle autorizzate.
In determinate circostanze, potremmo avere obblighi legali o professionali che ci impongono di condividere i dati personali degli utenti con altre terze parti, ad esempio per ottemperare a un’ordinanza del tribunale, avviare o difendere una causa legale o civile, oppure gestire una richiesta di informazioni o un reclamo.
Processo decisionale automatizzato
Non ci affidiamo esclusivamente a strumenti decisionali automatizzati per prendere decisioni relative ai dati personali.
Dati personali relativi ai minori
Non ci rivolgiamo né forniamo i nostri servizi a minori.
Tuttavia, potremmo ricevere informazioni relative ai minori nell’ambito di altre attività, come la gestione del personale. Per questo motivo, la presente informativa è stata redatta in termini chiari e comprensibili.
Diritti dell’interessato in materia di trattamento dei dati personali
Le normative in materia di protezione dei dati conferiscono agli individui diversi diritti riguardo alle informazioni che raccogliamo e trattiamo su di loro (richieste relative ai diritti informativi).
L’esercizio di tali diritti è soggetto alla natura delle informazioni in nostro possesso e alle finalità del loro trattamento.
- Diritto di accesso ai dati personali (DSAR – Data Subject Access Request, richiesta di accesso dell’interessato)
L’utente ha diritto a richiedere una copia dei propri dati personali. - Diritto di rettifica
L’utente ha diritto a richiedere la modifica, la correzione o l’aggiornamento di informazioni personali inesatte o incomplete. - Diritto di cancellazione (Diritto all’oblio)
L’utente ha diritto a chiederci di eliminare i propri dati personali. - Diritto di limitazione del trattamento
L’utente ha diritto a chiederci di interrompere o modificare un’attività relativa all’utilizzo dei propri dati personali. - Diritto di opposizione al trattamento
L’utente ha diritto a opporsi, interrompere o impedire l’utilizzo da parte nostra dei propri dati personali. - Diritto alla portabilità dei dati
L’utente ha diritto a chiederci di trasferire i propri dati personali a un’altra organizzazione. - Diritto di presentare un reclamo
L’utente ha diritto a presentare un reclamo nei nostri confronti riguardo qualsiasi aspetto della raccolta o dell’utilizzo dei propri dati personali, nonché in caso di insoddisfazione circa la gestione da parte nostra della propria richiesta di esercizio dei diritti di protezione dei dati.
Presentazione di richieste di esercizio dei diritti dell’interessato o di reclami
In primo luogo, contattare DataProtectionOfficer@customssupport.com.
Le richieste, i reclami o le segnalazioni possono essere presentati verbalmente, elettronicamente o per iscritto a qualsiasi referente di Customs Support Group. La presentazione di una richiesta è gratuita e, una volta ricevuta, verrà fornita una risposta entro un mese.
Qualora non si ritenga la risposta soddisfacente, è possibile presentare un reclamo all’Autorità di vigilanza, come l’Autorità olandese per la protezione dei dati personali – Autoriteit Persoonsgegevens – o l’Autorità di vigilanza del paese in cui si svolge l’attività.
Avviso sulla sicurezza dei dati
Customs Support Group riconosce l’importanza della sicurezza informatica per salvaguardare le proprie operazioni e la fiducia di clienti, partner e stakeholder. In linea con l’evoluzione del panorama normativo, stiamo lavorando attivamente per garantire la piena conformità alla direttiva NIS2.
I nostri sforzi includono il rafforzamento delle nostre misure di cybersecurity, il miglioramento dei protocolli di gestione del rischio e l’implementazione di solidi processi per la gestione e la segnalazione degli incidenti. Allineandoci alla direttiva NIS2, miriamo a potenziare la resilienza e la sicurezza della nostra rete e dei nostri sistemi informativi, garantendo i più elevati standard di protezione dei dati e di continuità operativa.
Ci impegniamo a mantenere la massima trasparenza e a tenere aggiornati gli stakeholder sui progressi relativi alla conformità a questa importante normativa.