De verborgen kosten van douane: Wat elke CFO moet weten

De meeste bedrijven onderschatten de verborgen kosten van de douane, maar de juiste strategie kan miljoenen besparen en de wereldwijde concurrentiepositie verbeteren.

Invoerrechten, sancties en oorsprongsregels. Douaneaangiften worden steeds complexer. Wat ooit een relatief eenvoudige handmatige taak was, is uitgegroeid tot een zeer ingewikkeld proces dat bedrijven veel geld kan kosten of juist veel geld kan besparen. Douaneaangiften zijn meer dan ooit een zaak die niet alleen operationele teams aangaat, maar ook de CFO en de directie in bredere zin.

Toen de Amerikaanse president Donald Trump nieuwe importheffingen aankondigde, werd de internationale handel onmiddellijk verstoord. De importheffingen zelf zijn niet nieuw, maar de snelheid en volatiliteit van de recente maatregelen zijn ongekend.

Toch past de tarievenoorlog in een bredere trend die zich al enige tijd ontwikkelt. De laatste jaren zijn douaneaangiften bijzonder complex geworden, vooral voor bedrijven met uitgebreide toeleveringsketens die internationaal opereren. Wanneer relevante gegevens ook nog eens verspreid zijn over organisatorische silo’s, wordt het nog lastiger om douaneactiviteiten effectief te beheren.

Bedrijven onderschatten de financiële impact van aangiftes

Ondanks deze complexiteit staat er veel op het spel voor bedrijven. Uit onderzoek van Boston Consulting Group in samenwerking met Customs Support Group blijkt dat bedrijven geneigd zijn het economische belang van douanemanagement te onderschatten. In Europa duurt een douaneafhandeling gemiddeld twee tot drie dagen.

Ongeveer twintig tot veertig procent van de vertragingen wordt veroorzaakt door classificatie- en documentatiefouten die voorkomen zouden kunnen worden door proactieve en nauwkeurige processen. Daarnaast worden er per container demurrage- en detentiekosten gemaakt, die vaak oplopen tot duizenden euro’s. Bovendien kunnen bij onjuiste aangiften met terugwerkende kracht tot tien jaar lang extra invoerrechten en belastingen worden geheven.

In de praktijk betalen organisaties vaak te veel wanneer goederen door de douane gaan. In sommige gevallen gaat het om jaarlijkse bedragen die in de zeven cijfers lopen. Geld dat effectief verloren gaat. Omgekeerd wordt er ook te weinig betaald, wat onvermijdelijk leidt tot kostbare boetes. De gevolgen van douaneactiviteiten zijn vaak niet direct zichtbaar, omdat boetes soms pas maanden of zelfs jaren later worden opgelegd. Als gevolg hiervan hebben douaneaangiften zowel op de korte als op de lange termijn invloed op de winstgevendheid van bedrijven.

Gezien de grote financiële impact zijn douaneactiviteiten een zaak geworden voor het senior management en in het bijzonder voor de CFO. Wanneer douaneaangiften tot wel tien procent van de totale kosten van een product kunnen uitmaken, is het duidelijk de moeite waard om er goed op te letten. Hoe beter bedrijven douaneprocessen integreren in hun algemene bedrijfsstrategie, hoe groter de invloed op hun concurrentievermogen en veerkracht in de wereldhandel.

99% nauwkeurigheid is niet genoeg

Handel is wereldwijd, maar douaneautoriteiten blijven grotendeels lokaal. Verschillen tussen landen maken risicobeheer voor bedrijven nog ingewikkelder. Negenennegentig procent van de tijd correct zijn is niet langer voldoende. Nu de opsporingspercentages toenemen door het gebruik van technologie en de boetes sterk blijven stijgen, moeten aangiften nauwkeurig en volledig zijn.

Bedrijven wordt geadviseerd om hun classificaties van het Geharmoniseerd Systeem te herzien. Dit systeem wordt wereldwijd door douaneautoriteiten gebruikt om goederen die een land binnenkomen te classificeren en de toepasselijke heffingen en belastingen te bepalen.

Voor organisaties schept dit mogelijkheden om rechten te optimaliseren en ervoor te zorgen dat ze profiteren van vrijhandelsovereenkomsten met andere landen. Zo kunnen ze hun kosten verlagen en concurrerend blijven in een wereldmarkt die voortdurend in beweging is. Gegevens en inzichten in douaneactiviteiten geven organisaties de tools die ze nodig hebben om de impact van invoerrechten op de winstgevendheid zoveel mogelijk te beperken.

Uitbesteden aan gespecialiseerde partners

Dat organisaties steeds meer het belang hiervan inzien, blijkt uit de groeiende trend om douaneactiviteiten uit te besteden aan gespecialiseerde partners. Customs as a Service biedt toegang tot diepere expertise, grotere capaciteit en digitale oplossingen die zorgen voor een nauwkeurige indeling van goederen en naleving van de regelgeving. Net zoals een accountant strategische investeringsbeslissingen ondersteunt, kan deskundige ondersteuning in douanezaken bedrijven helpen om aanzienlijke bedragen te besparen bij het voorbereiden en beheren van douaneaangiften.

In de komende jaren zullen douaneactiviteiten waarschijnlijk niet eenvoudiger worden. Geopolitieke instabiliteit vereist dat organisaties risico’s, sancties en exportbeperkingen effectief opnemen in hun aangiften. Tegelijkertijd worden er steeds strengere regels ingevoerd met betrekking tot de herkomst van producten en koolstofemissies. Een duidelijk voorbeeld hiervan is CBAM, dat van toepassing is op sectoren zoals de staalindustrie.

In 2024 zullen douaneautoriteiten wereldwijd tussen de zeshonderd en negenhonderd miljard US dollar aan douanerechten innen, wat neerkomt op bijna één procent van de wereldwijde economische activiteit. In die context kunnen de tarievenoorlog en soortgelijke ontwikkelingen dienen als een noodzakelijke herinnering voor bedrijven om zorgvuldiger na te denken over de impact van de douane op hun algehele winstgevendheid.