EUDR: Inzicht in het Due Diligence-systeem en de Due Diligence-verklaring
Nu de EUDR-deadlines dichterbij komen, is het essentieel om de rol van het Due Diligence-systeem en de Due Diligence-verklaring te begrijpen.
Nu de EU-ontbossingsverordening (EUDR) steeds dichter bij de volledige toepassing komt, betreden bedrijven die handelen in de betreffende goederen een nieuwe fase van compliance. Dit gaat niet langer over het verzamelen van documenten wanneer dat nodig is. Het vereist gestructureerde processen, duidelijke verantwoordelijkheden en data die een grondige toetsing kunnen doorstaan.
Centraal in deze verordening staan twee nauw verbonden concepten: het Due Diligence-systeem en de Due Diligence-verklaring. Het is essentieel voor elk bedrijf dat goederen die onder de verordening vallen op de EU-markt brengt of verhandelt, om te begrijpen hoe deze verschillen en samenwerken.
Wanneer is de EUDR van Toepassing?
De verordening is op 29 juni 2023 in werking getreden en legt de juridische basis voor ontbossingsvrije toeleveringsketens. De verordening is van toepassing op een specifieke reeks goederen en daarvan afgeleide producten, waaronder runderen (en rundvlees), cacao, koffie, palmolie, soja, rubber en hout, en geldt voor zowel import in als export uit de EU.
De operationele vereisten worden gefaseerd ingevoerd. Vanaf 30 december 2026 moeten grote en middelgrote bedrijven aan de verordening voldoen. Kleinere bedrijven krijgen extra tijd; voor hen gelden de verplichtingen vanaf 30 juni 2027.
Hoewel deze datums ver weg lijken, is de realiteit anders. De hoeveelheid vereiste data, in combinatie met de noodzaak van interne afstemming tussen verschillende afdelingen, betekent dat de voorbereidingen ruim van tevoren moeten beginnen.
Wat is een Due Diligence-systeem?
Een Due Diligence-systeem is de interne structuur waarmee een bedrijf EUDR-compliance kan beheren. Het is niet zomaar een tool of een database. Het is een compliance-raamwerk dat ervoor zorgt dat de juiste informatie op een consistente manier wordt verzameld, beoordeeld en opgevolgd.
Volgens de verordening moeten marktdeelnemers en grotere handelaren due diligence toepassen op alle relevante producten en leveranciers. Dit geldt voor de hele toeleveringsketen, niet alleen op het moment van import. In de praktijk draait het systeem om drie onderling verbonden stappen.
Ten eerste moeten bedrijven de juiste informatie verzamelen. Dit omvat details zoals geolocatiegegevens, hoeveelheden, land van productie en ondersteunende documentatie van de leverancier. Het doel is aan te tonen dat het product zowel ontbossingsvrij als legaal is geproduceerd.
Ten tweede moet die informatie worden beoordeeld. Bedrijven moeten vaststellen of er een risico bestaat dat het product niet aan de verordening voldoet. Deze beoordeling moet gestructureerd en navolgbaar zijn. Het moet duidelijk zijn hoe de data zijn geverifieerd, welke criteria zijn toegepast en hoe de conclusie is bereikt.
Ten derde moet er actie worden ondernomen wanneer een risico wordt geïdentificeerd. Risicobeperking is niet optioneel. Van bedrijven wordt verwacht dat ze proportionele maatregelen nemen om elk geïdentificeerd risico tot een verwaarloosbaar niveau te reduceren. Dit kan extra contact met leveranciers, wijzigingen in de inkoop of versterking van interne controles inhouden.
Voor bedrijven die uitsluitend inkopen uit landen met een laag risico, kan een vereenvoudigde aanpak gelden. Dit neemt de verantwoordelijkheid echter niet weg. Het vermindert het aantal controles, maar niet de noodzaak van een functionerend systeem.
Wat is een Due Diligence-verklaring?
Waar het Due Diligence-systeem een interne aangelegenheid is, is de Due Diligence-verklaring de externe bevestiging dat het proces is uitgevoerd. Het is een formele verklaring dat de vereiste due diligence is voltooid en dat het product voldoet aan de EUDR-eisen. Deze verklaring moet voor elke zending worden ingediend.
Elke verklaring genereert een referentienummer, dat een cruciaal onderdeel van de transactie wordt. Dit nummer moet worden opgenomen in de documentatie en worden doorgegeven in de toeleveringsketen. Zonder dit nummer kan de douaneafhandeling van EUDR-goederen niet doorgaan. Daarnaast moeten bedrijven hun risicobeoordelingen en ondersteunend bewijs minimaal vijf jaar bewaren, om te zorgen dat compliance kan worden aangetoond als de autoriteiten daarom vragen.
De rol van het EU-register
Alle Due Diligence-verklaringen moeten elektronisch worden ingediend via het centrale register van de EU. Dit platform standaardiseert hoe verklaringen worden opgesteld en ingediend, en stelt autoriteiten in staat de compliance te verifiëren.
Bedrijven die onder de verordening vallen, moeten zich in dit systeem registreren. Dit geldt voor marktdeelnemers, handelaren en, waar van toepassing, gemachtigde vertegenwoordigers die namens hen handelen.
Het register is meer dan een administratief hulpmiddel. Het fungeert als een centraal controlepunt waar data, compliance en handhaving samenkomen.
Het Verschil Begrijpen
Een praktische manier om de twee te onderscheiden, is te kijken naar hun rol in het proces. Het Due Diligence-systeem is de interne motor. Het zorgt ervoor dat je data compleet zijn, je beoordelingen gestructureerd zijn en je risico’s worden beheerd.
De Due Diligence-verklaring is de output. Het bevestigt, voor elke afzonderlijke zending, dat het proces is gevolgd en dat het product aan de eisen voldoet. Het een kan niet zonder het ander functioneren. Zonder systeem heeft de verklaring geen basis. Zonder verklaring heeft het systeem geen externe geldigheid.
Wat dit Betekent Voor je Bedrijf
De EUDR verandert de rol van compliance binnen je organisatie. Het verschuift van een periodieke activiteit naar een continu proces dat direct is gekoppeld aan de data van je toeleveringsketen. De kwaliteit van je informatie wordt cruciaal. Als data bij de bron onvolledig of inconsistent zijn, blijft dat risico niet geïsoleerd. Het wordt met elke zending groter.
Tegelijkertijd wordt de verantwoordelijkheid duidelijker gedefinieerd. Autoriteiten verwachten transparantie over beslissingen, traceerbaarheid in de hele toeleveringsketen en consistentie in hoe risico’s worden beoordeeld en beheerd.
Voorbereiden op de Implementatie
De bedrijven die het best gepositioneerd zijn voor de EUDR, zijn degenen die vroeg beginnen. Voorbereiding gaat niet over het afvinken van vakjes vlak voor de deadline. Het gaat om het opbouwen van een structuur die doorlopende vereisten op grote schaal kan verwerken.
Recent onderzoek door Customs Support Group toont aan dat veel bedrijven nog bezig zijn met de voorbereiding op EUDR-compliance.
Om van voorbereiding naar compliance over te stappen, hebben bedrijven duidelijk inzicht nodig in hun toeleveringsketen en interne processen.
Dit betekent dat je moet begrijpen waar je producten vandaan komen, leveranciersdata moet valideren en ervoor moet zorgen dat je interne processen zijn afgestemd tussen procurement, compliance en operations.
Het betekent ook dat je klaar moet zijn om voor elke zending nauwkeurige Due Diligence-verklaringen op te stellen zonder je goederenstroom te verstoren.
Hoe Customs Support Group kan Helpen
Customs Support Group werkt samen met bedrijven om wettelijke vereisten te vertalen naar praktische, operationele processen. In de context van de EUDR betekent dit dat we je helpen een Due Diligence-systeem op te bouwen dat in de praktijk werkt, en niet alleen op papier.
Van het structureren van je datastromen tot het ondersteunen bij het indienen van Due Diligence-verklaringen, de focus ligt op het creëren van een opzet die consistent, schaalbaar en klaar voor een audit is. Neem contact op met onze experts om je huidige paraatheid en de volgende stappen te beoordelen.
