Automation

De Voordelen Van State of the Art Automatisering

Kelsey Vierkant
Kelsey Schenk
Marketing Officer

Als we de sector douane afhandelaars vergelijken met de financiële sector, dan lopen de douane afhandelaars achter als het gaat om digitale transformatie. Wij hebben een hele traditionele sector. Er is veel handmatige invoer van data. Veel formulieren en documenten worden handmatig verwerkt, waarbij douanespecialisten documenten lezen en op zoek gaan naar de gegevens die ze nodig hebben. Die handmatige processen hebben veel nadelen. De grootste twee nadelen zijn de hoeveelheid tijd die dat kost en de foutgevoeligheid.

Baanbrekende innovaties

Er zijn verschillende baanbrekende innovaties die impact zullen hebben op de digitale transformatie van onze sector.

Machine learning en artificial intelligence - Customs Support gebruikt deze technologieën al, bijvoorbeeld bij het scannen van documenten, waarbij artificial intelligence wordt gebruikt om de documenten te lezen en de juiste data eruit te halen die nodig is voor bijvoorbeeld douanedocumenten.

Robotic Process Automation - Customs Support gebruikt deze technologie in verschillende processen, waarbij we vooral handmatige invoer en het verwerken van documenten en data hebben geautomatiseerd.

Blockchain - Customs Support is klaar voor het toepassen van blockchain, wat in essentie een manier is om veilig informatie te delen in een grote database. Alle stakeholders spelen hun eigen rol en delen samen alle data.

Digital Platforms - Bij freight forwardingbijvoorbeeld zien we verschillende platforms die de traditionele manier van werken in die sector compleet veranderen. Customs Support is er klaar voor om met dergelijke platforms te integreren. Wij zorgen er dan voor dat zij douaneafhandeling als dienst aan hun klanten kunnen bieden.

Onze ambities

Customs Support wil de digitale leider in de markt worden. We zijn onze processen rondom douaneaangiften aan het stroomlijnen en automatiseren. Dat maakt deze processen heel efficiënt en accuraat. Daarnaast hebben we online dashboards ontwikkeld die het voor onze klanten mogelijk maken om real time inzicht te hebben in de douanestatus van hun goederen.

Digital transformatie en Brexit

Het aantal douaneaangiftes in het Verenigd Koninkrijk zal na de Brexit met 400% stijgen van 50 miljoen naar 250 miljoen. Een onvoorstelbaar aantal van 50.000 nieuwe douane agenten is nodig om al deze documenten te kunnen verwerken. Dit maakt één ding duidelijk: we moeten er klaar voor zijn om meer werk te doen met minder mensen. Het digitaliseren en automatiseren van processen zorgt ervoor dat douane specialisten een grotere hoeveelheid documenten kunnen verwerken in dezelfde hoeveelheid tijd.

Digitale transformatie bij Customs Support

Eén van de processen die heel tijdrovend is, is de invoer van data. We hebben verschillende oplossingen om dat te doen, met verschillende niveaus van automatisering.

Op het laagste automatiseringsniveau wordt de invoer van data handmatig door ons gedaan. Het niveau van automatisering is hier niet meer dan 10%. Een andere optie is dat onze klanten data handmatig invoeren, en onze specialisten zich bezighouden met het controleren van de documenten en het doorvoeren van correcties waar nodig, voor dat ze deze indienen.

Data kan ook geüpload worden in onze douanesystemen via een converter tool. Bij deze oplossing is het niveau van automatisering 50%. Data wordt geëxporteerd uit de systemen van onze klanten via bijvoorbeeld een XLS or CSV-file, waarna deze geconverteerd wordt en vervolgens geüpload wordt in onze systemen. De naam van deze optie is SDI, wat staat voor Smart Data Interface.

Nog één niveau hoger, met een automatiseringspercentage van 75%, vinden we onze PDF OCR oplossing, waarbij onze klanten hun commerciële documenten sturen in pdf-format. Deze worden gescand door een scan-tool die met behulp van AI de juiste gegevens kan uitlezen en uploaden in ons systeem.

Het hoogste niveau van automatisering vinden we in onze EDI-oplossing, waarbij er een directe interfaceis tussen de systemen van de klant en de systemen van Customs Support. Bestanden en data worden tussen beide systemen automatisch uitgewisseld.

De voordelen van een interface met je douane agent

  • Het automatisch verwerken van data zorgt voor minder administratief werk en voorkomt invoerfouten
  • Door EDI te gebruiken voor end-to-end processen besparen alle betrokken partijen geld en mankracht
  • Het gebruik van papier wordt geminimaliseerd
  • Datakwaliteit wordt hoger
  • Tijdlijnen worden korter
  • De operationele efficiency wordt hoger
  • Kosten worden bespaard door alle belanghebbenden
  • De carbon footprint wordt lager


Als je meer wilt weten over het interfacen met Customs Support, neem dan contact op met één van onze specialisten. Zij beantwoorden graag al je vragen en kijken graag mee hoe onze systemen kunnen integreren om export, import en transit processen nog sneller en soepeler te laten verlopen.