From office boy to customs specialist: How I became a declarant

Van loopjongen tot douane specialist. Hoe ik douane declarant werd!

Senior declarant Franc van Baar

07/05/2021

Franc van Baar
Senior Declarant

Het was 1984 toen ik werd gevraagd of ik interesse had in de functie van leerling-declarant. Net afgezwaaid uit militaire dienst en werkzoekend, had ik dat wel. Ik wist niet wat een declarant deed. Ik had er eigenlijk ook nog nooit van gehoord. Dat er bij de vier grensovergangen die er in de buurt waren, een hele bedrijfstak aan het werk was heb ik nooit geweten. Ik zou er vlug genoeg achter komen en er ging een wereld voor me open.

Een start als leerling declarant

Het begrip leerling-declarant was behoorlijk flatteus. Loopjongen was de term die de lading beter dekte. Zo werd ik ook genoemd door de collega’s richting klanten en douane. Meer kon ik op dat moment ook nog niet. Mijn taak was het om met stapels papieren naar de douane te lopen en daar van loket naar loket te gaan. In die tijd was het nog zo dat je eerst uitvoer uit Duitsland moest doen en daarna pas de invoer in Nederland. Het geluk was wel dat beide afdelingen in één gebouw zaten en niet meer dan 10 meter van elkaar lagen.

Altijd bal

Ik was er dus achter gekomen dat al die vrachtwagens aan de grensovergangen er niet alleen stonden voor een broodje bal bij het restaurant. Ze stonden er allemaal omdat ze wel moesten, zonder tussenkomst van een declarant kwamen ze de grens niet over. Het leuke daarvan was dat je vaste klanten had, je leerde de chauffeurs kennen. Ze spraken ook allemaal gewoon Nederlands en ze kenden de weg. Geduld hadden ze ook allemaal omdat ze wisten dat ze toch moesten wachten. Dus na het afgeven van de papieren ging het richting restaurant voor een douche en toch dat broodje bal.

De vakopleiding en mijn eerste eigen aangifte

Maar wat waren het voor papieren? Ik wilde er meer van weten en ambieerde meer dan alleen maar lopen met papieren. De formulieren die in de bureaulade lagen moesten toch een functie hebben? Welke, hoe, waarom? Ik kreeg een aanbod om de EVO vakopleiding te volgen en greep dat met beide handen aan. Ik wilde leren wat een D31 en D32 was, een T2 en T1. Waar dienden ze voor? Ik kwam er gauw genoeg achter. Beter nog,  ik mocht zelf beginnen met het maken van eenvoudige aangiftes.

Het begon met het maken van T2 documenten. Aan de hand van het Duitse uitvoerdocument mocht ik een met firmanaam voorgedrukt formulier invullen met carbonpapier en daarvan een document maken. Daarmee kon ik naar de Duitse douane, de benodigde stempels halen en mijn eerste echte document (naar Groot-Brittannië!) was een feit. Het ging van daaruit stap voor stap verder met eenvoudige invoerdocumenten.

Typemachines en een telex

Het gemiddelde expediteurskantoor en declarantenbureau van destijds zou je als volgt kunnen omschrijven. Er waren enkele belangrijke items die nodig waren om het werk uit te kunnen voeren. Dat waren een goede stoel, een bureau met lades, een monsterlijke typmachine en de Kluwer, oftewel de declarantenbijbel, het douanetarief. Met de hoofdstukken 1 tot met 99 netjes verdeeld over twee banden. Voor de communicatie had je een telefoon, met draaischijf, en een telex ter beschikking. Vooraanmeldingen van zendingen kwam zelden voor, de chauffeurs melden zich gewoon fysiek aan de balie en dan kon je aan het werk.

Faxen en een computer

Zoals bekend zijn de ontwikkelingen vanaf de jaren 80 heel snel gegaan, zeker op technologisch gebied. De telex werd vervangen door een fax, met thermopapier, er verschenen computers, met een werkgeheugen kleiner dan de gemiddelde foto op een huidige smartphone. Maar ook op douanegebied stond het niet stil. Het enig document werd geïntroduceerd zodat alle losse documenten kwamen te vervallen. Natuurlijk niet te vergeten, Sagitta deed zijn intrede. Het geautomatiseerde douanesysteem. Het was vanaf dat moment niet meer noodzakelijk om voor een invoeraangifte naar de douane te lopen om stempels te halen.

Nadat het verdrag van Maastricht in 1993 in werking was getreden vielen er grote klappen in de declarantenwereld, vele zijn ontslagen omdat er geen werk meer zou zijn vanwege het vrije handelsverkeer. Achteraf blijkt niets minder waar te zijn.

Digitale douaneprocessen

Kijk waar we nu staan. De wereld is digitaal geworden. Er wordt geïmporteerd en geëxporteerd naar de verste uithoeken en voor alles zijn documenten nodig. Er is in de jaren natuurlijk ook veel vereenvoudigd, je hoeft niet meer fysiek naar de douane, je kunt door het hele land je aangifte maken. Het vak blijft zich continue ontwikkelen, in wetgeving (DWU) en automatisering (AGS), AEO, compliance, nooit staat het stil.

Het beroep wordt wel eens sullig en stoffig genoemd maar is alles behalve dat. Het is enerverend, hectisch, afwisselend, internationaal en bovenal interessant. - Franc van Baar

Brexit: we zoeken de grens weer op

Nu, 2021, is de Brexit een feit. Niemand had verwacht dat het een dergelijk vlucht zou nemen, dat er zoveel bij kwam kijken. De volumes zijn groot en ook altijd al geweest, alleen besefte men dat na 1993 niet meer. Door het feit dat Groot-Brittannië nu een zogenaamd derde land is waarvoor import en exportformaliteiten gedaan moeten worden, staat het beroep declarant ineens vol in de schijnwerpers. De vacatures vliegen je om de oren, mensen uit het vak worden benaderd om over te stappen. Of het nu een ‘customs and trade officer’ is, een ‘customs consultant’, of gewoon declarant, ze zijn moeilijk te vinden.

Wegwijzer in een doolhof van regels

Het beroep wordt wel eens sullig en stoffig genoemd maar is alles behalve dat. Het is enerverend, hectisch, afwisselend, internationaal en bovenal interessant. Het is een vak dat je leert door niet alleen een opleiding, maar vooral, met een mooie Nederlandse term, on the job. De kneepjes leer je door het doen en door het samenwerken met ‘oude rotten’ die nog met typmachines hebben gewerkt. Die wisselwerking tussen de analoge en digitale generatie maakt het ook leuk. Je leert van elkaar. Het vraagt om flexibiliteit, maar je kunt er een passie voor ontwikkelen. Hoe mooi is het als je een complexe aangifte tot een goed eind brengt. Niet alleen de klant is dan blij, maar ook jij als declarant. Je hebt weer een stukje ervaring opgedaan. Dat is wat het vak zo leuk maakt, iedere aangifte is anders en daarmee ook iedere dag. Je bent de wegwijzer in een doolhof van (internationale) regelgeving en procedures en jij weet waar de uitgang is!