Privacy policy

Privacy statement

Privacy verklaring Customs Support Group

Customs Support Group

Customs Support Group B.V. is gevestigd aan de Willem Barentszstraat 11-19, 3165 AA Rotterdam, Nederland en ingeschreven in het handelsregister onder KvK 24294906. Aan Customs Support Group B.V. zijn diverse in Nederland, België, Duitsland, Frankrijk en andere EU lidstaten gevestigde entiteiten gelieerd. Customs Support Group B.V. en de aan haar gelieerde entiteiten worden hierna gezamenlijk en ieder voor zich “CSG” genoemd.

Een actueel overzicht van de aan Customs Support Group B.V. gelieerde entiteiten is te vinden op onze website. U dient in het menu ‘downloads’ te kiezen. Het document list of entities kan worden geraadpleegd onder het opschrift ‘Customs Support Group’ en staat ook onder deze hyperlink.

Werkzaamheden
CSG verzorgt voor haar opdrachtgevers diverse douaneafhandelingen in de vorm van douaneaangiftes (zoals invoer, uitvoer en douanevervoer), de opmaak van oorsprongscertificaten, alsmede preferentiële documenten en aanmeldingen bij onder meer de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) en (voedsel- en waren)autoriteiten in andere lidstaten in geval van fytosanitaire en veterinaire lading.

Bedrijfs- en persoonsgegevens
Bij het voorbereiden en verrichten van bovenstaande werkzaamheden worden diverse bedrijfs- en persoonsgegevens verzameld. De CSG entiteit die de werkzaamheden aanneemt en verricht, is verantwoordelijk voor de correcte verwerking van deze gegevens en conformeert zich hierbij aan de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de daarop gebaseerde nationale wet- en regelgeving.

Wijze van verzamelen van bedrijfsgegevens en persoonsgegevens
Binnen de organisatie van de CSG worden door verschillende afdelingen bedrijfs- en persoonsgegevens verzameld. Alleen medewerkers van CSG die deze gegevens nodig hebben om hun werkzaamheden te kunnen uitvoeren, hebben toegang tot deze gegevens. De toegang wordt verleend op basis van het need to know principe. Hieronder wordt per afdeling beschreven welke gegevens er verzameld worden en met welk doel dit geschiedt.

→ Afdeling Sales
Via de website www.customssupport.com kan een potentiële opdrachtgever een contactformulier invullen om een offerte aan te vragen of het verzoek doen om contact op te nemen. Hierbij wordt om de volgende gegevens gevraagd:

  • Bedrijfsnaam
  • Naam en voornaam
  • Emailadres
  • Telefoonnummer
     

Tevens wordt verzocht om toestemming te geven dat CSG de opdrachtgever direct mag benaderen. Deze toestemming kan op ieder moment weer worden ingetrokken. De persoonsgegevens zullen dan enkel nog verwerkt worden als CSG over een andere rechtsgrond dan toestemming beschikt.

Prijsvoorstellen zullen bij een positieve reactie worden omgezet in een offerte. We gebruiken de persoonsgegevens in dat geval omdat dat noodzakelijk is om de overeenkomst uit te voeren en vanwege het gerechtvaardigde belang van CSG om haar diensten aan de opdrachtgever te kunnen leveren. De offerte wordt conform interne procedures gearchiveerd en zal bij voortzetting van de dienstverlening jaarlijks worden aangepast. Wij vernietigen persoonsgegevens van onze klanten maximaal twee jaar na het beëindigen van de activiteiten voor die klant.

Verder worden er regelmatig nieuwsbrieven gestuurd naar actieve klanten om hen op de hoogte te stellen van actualiteiten op douanegebied en ontwikkelingen binnen de CSG. De klant heeft hierbij de mogelijkheid om zich voor deze nieuwsbrieven af te melden.

→ Afdeling Finance
In het kader van het debiteuren en crediteurenbeheer worden de contactgegevens van bedrijven en particulieren verzameld en beheerd binnen ons boekhoud systeem. Deze gegevens worden verwerkt bij de uitvoering van een overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of in ons gerechtvaardigd belang. Denk hierbij aan:

  • Bedrijfsnaam
  • Naam en voornaam
  • Adresgegevens
  • Emailadres
  • Telefoonnummer
  • Faxnummer
  • Btw-nummer

Deze gegevens zullen in principe twee jaar na de beëindiging van de overeenkomst, de samenwerking of het project uit onze systemen worden verwijderd, behalve voor wat betreft persoonsgegevens die wij op basis van een specifieke wetgeving langer moeten bewaren of in geval van een lopend geschil.

→ Afdeling Operations
Om de verschillende douaneaangiftes te kunnen verrichten en om als fiscaal vertegenwoordiger te kunnen optreden voor klanten, is het nodig om de opdracht en de machtiging voor douanevertegenwoordiging of fiscale vertegenwoordiging in een schriftelijke overeenkomst/volmacht vast te leggen. Voorbeelden van zulke documenten zijn:

*Overeenkomsten/Machtigingen voor beperkte of algemene fiscale vertegenwoordiging
*Overeenkomsten/Machtigingen voor directe of voor indirecte vertegenwoordiging *Volmachten voor het doen van verzoeken tot teruggaaf bij de Belastingdienst
*Volmachten t.b.v. de opmaak van oorsprongs- en preferentiële documenten

De volgende gegevens worden hierbij gevraagd:

  • Bedrijfsnaam
  • Naam en voornaam
  • Adresgegevens
  • Emailadres
  • Website-adres
  • Telefoonnummer
  • Faxnummer
  • Btw-nummer
  • EORI-nummer

Daarnaast wordt verzocht om de naam en ondertekening door de persoon/personen die bevoegd is/zijn de onderneming van de klant te vertegenwoordigen (volgens de inschrijving in het handelsregister) en wordt gevraagd om bewijs te verstrekken van het bestaan van de onderneming en de identiteit van de vertegenwoordigingsbevoegde persoon/personen door middel van een kopie van de inschrijving in het handelsregister.

In het geval dat CSG als douanevertegenwoordiger of beperkt fiscaal vertegenwoordiger optreedt voor klanten, wordt  de opdrachtgever verzocht om een kopie van het identiteitsbewijs (‘ID’) van de persoon/personen die bevoegd is/zijn de onderneming van de klant te vertegenwoordigen te verstrekken. Een kopie ID is nodig ter verificatie van de vertegenwoordigingsbevoegdheid (door controle van de naam en de geplaatste handtekening op de machtiging ) van de persoon/personen die de handtekening zetten. CSG meent dat zij als logistiek dienstverlener in het internationale handelsverkeer haar klanten moet kennen en heeft een gerechtvaardigd belang bij inperking van de (financiële) risico’s verbonden aan de werkzaamheden van douanevertegenwoordigers. Wij gebruiken de hiervoor genoemde (persoons)gegevens omdat dat noodzakelijk is om de overeenkomst uit te voeren en omdat dit nodig is in verband met het gerechtvaardigde belang van CSG om haar diensten aan de opdrachtgever te kunnen leveren. Bij de archivering van een kopie ID wordt het burgerservice (BSN) nummer (Nederland), rijksregisternummer (België) of vergelijkbaar nummers die gebruikt worden in andere landen doorgehaald, voor zover de houden van het ID dat nummer bij aanlevering zelf niet al onleesbaar heeft gemaakt. Persoonsgegevens zoals voornoemde nummers maar ook een foto, mogen onleesbaar worden gemaakt.

→ Afdeling Human Resource

*Personeelsdossiers

CSG verwerkt persoonsgegevens van haar werknemers in het kader van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en met als doel het personeelsbeheer en de loonadministratie. Werknemers hebben recht op inzage in hun persoonlijke dossier. De Afdeling HR kan een werknemer te allen tijde inzichtelijk maken welke gegevens worden verzameld en met welk doel dit geschiedt. De persoonsgegevens zullen bewaard tot vijf jaar na afloop van de arbeidsovereenkomst, behalve voor wat betreft gegevens die wij op basis van een specifieke wetgeving langer moeten bewaren of in geval van een lopend geschil.

*Sollicitatie brieven en C.V.’s  van potentiele kandidaten.

De persoonsgegevens van de verschillende kandidaten worden bewaard in het kader van het sollicitatieproces op grond van ons gerechtvaardigd belang en tot  de vacature is ingevuld. De gegevens van kandidaten die niet worden aangenomen, worden uiterlijk vier weken hierna vernietigd, tenzij de kandidaat schriftelijke toestemming verleent om deze gegevens in een beveiligde database te archiveren voor de invulling van toekomstige vacatures. Hierbij geldt een bewaartermijn van maximaal een half jaar. Deze toestemming mag te allen tijde worden ingetrokken door middel van een schriftelijk verzoek. Deze persoonsgegevens zullen dan enkel nog verwerkt worden indien wij hiervoor over een andere rechtsgrond beschikken dan toestemming.

Bezoekers
Bezoekers die een locatie van de CSG bezoeken, kunnen verzocht worden zich bij aankomst te registreren in het bezoekersregister. Wij verwerken deze gegevens omdat de CSG entiteiten die over een AEO vergunning  beschikken die mede ziet op veiligheid, op de hoogte dienen te zijn van wie er in het pand aanwezig is/zijn, onder meer in geval van een ontruiming (gerechtvaardigd belang). Er wordt bij inschrijving om een naam gevraagd en tevens genoteerd welk bedrijf men vertegenwoordigt en op welke datum en tijd het bezoek plaatsvindt. Bij vertrek vindt uitschrijving plaats. De bezoekersregistratie wordt voor een periode van maximaal drie maanden bewaard.

Beveiliging van persoonsgegevens
In overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving heeft CSG adequate technische maatregelen genomen om de veiligheid van uw bedrijfs- en persoonsgegevens te waarborgen. CSG slaat de gegevens op in een beveiligde database, waarbij technische maatregelen zijn genomen om ongeautoriseerde  toegang tegen te gaan.

Website bezoekers / derden
CSG respecteert de privacy van alle bezoekers van haar website (www.customssupport.com) en zorgt ervoor dat het vertrouwelijke karakter van de persoonlijke gegevens die u ons verstrekt behouden blijft. Het betreft de volgende persoonsgegevens, die wij verwerken ter optimalisatie van de website en om het gebruiksgemak van website bezoekers te verhogen, dit in het kader van ons gerechtvaardigd belang:

  • Bedrijfsnaam
  • Naam en voornaam
  • Emailadres
  • Website-adres
  • Telefoonnummer
  • CSG stelt uw persoonsgegevens niet ter beschikking aan derden, tenzij dit verplicht is op grond van dwingende regels, een bindende beslissing van een overheidsinstantie of een bevel daartoe door een bevoegde rechtbank. De website kan hyperlinks bevatten naar websites van derden. CSG is niet verantwoordelijk voor de inhoud van websites van derden.
     

Rechten
Dit zijn de rechten die u heeft met betrekking tot het gebruik van uw persoonsgegevens:

  • U heeft recht op inzage van uw persoonsgegevens.
  • U kunt bezwaar maken tegen gebruik van uw bedrijfsgegevens.
  • U kunt een verzoek doen om uw persoonsgegevens te verwijderen.
  • U kunt een verzoek doen om persoonsgegevens over te dragen aan een andere partij.
  • U kunt een verzoek doen om persoonsgegevens te wijzigen, indien u van mening bent dat wij over onjuiste gegevens zouden beschikken.
  • Ook kunt u ons vragen de verwerking van de persoonsgegevens te beperken.
  • U kunt uw toestemming intrekken indien de verwerking van uw persoonsgegevens hierop gebaseerd is. Deze persoonsgegevens zullen dan enkel nog verwerkt worden indien wij over een andere rechtsgrond beschikken dan toestemming.

Wij verwerken uw persoonsgegevens niet voor profilering of volledige geautomatiseerde beslissingen.

Wij zullen aan uw verzoek voldoen, tenzij wij een dwingend gerechtvaardigd belang hebben om de gegevens niet te verwijderen dat zwaarder weegt dan uw privacybelang. Als wij de gegevens hebben verwijderd, kunnen wij om technische redenen niet alle kopieën van de gegevens onmiddellijk uit onze systemen en back-upsystemen verwijderen. Wij kunnen weigeren te voldoen aan de hiervoor genoemde verzoeken als deze onredelijk vaak worden gedaan, onredelijk zware technische inspanningen vergen of onredelijke zware technische gevolgen hebben voor onze systemen of dat de privacy van anderen in gevaar brengt.

U kunt ook een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens indienen bij de toezichthoudende autoriteit. CSG heeft gelieerde entiteiten in onder meer Nederland, België, Duitsland en Frankrijk. De toezichthoudende autoriteiten zijn:  de Autoriteit Persoonsgegevens (Nederland), Gegevensbeschermingsautoriteit (België), Der Bundesbeauftragte fÜr den Datenschutz und die Informationsfreiheit (Duitsland) en Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (Frankrijk).

Wij verzoeken u in bovenstaande gevallen schriftelijk contact met ons op te nemen via emailadres: compliance@customssupport.com

Tot slot
Deze verklaring is met zorgvuldigheid opgesteld. In geval u vragen heeft, kunt u ons contacteren via emailadres: compliance@customssupport.com