Dlaczego Cyfryzacja Służb Celnych Jest Konieczna, a Nie Opcjonalna?

W miarę jak łańcuchy dostaw stają się coraz większe i bardziej złożone, branża celna musi ewoluować. Dyrektor zarządzający UK & IE Dan Culverhouse wyjaśnia w tym artykule, dlaczego cyfryzacja w branży celnej jest niezbędna.

Co cyfryzacja oznacza dla branży celnej?

To w zasadzie jedyna droga naprzód. Obecnie rządy i deklaranci celni muszą zarządzać znacznie większymi ilościami danych niż wcześniej, co wiąże się z pewnymi ograniczeniami.

Nie jest to opłacalne, ani w niektórych przypadkach fizycznie możliwe, aby ludzie ręcznie wprowadzali wszystkie te informacje na granicy. Jeśli [branża celna] nie zautomatyzuje swoich procesów w dużym stopniu, cały sektor stanie się mniej wydajny. Po prostu nie będzie to wykonalne.

Łańcuchy dostaw stały się również znacznie bardziej złożone niż wcześniej, obejmując wiele elementów i procedur w różnych lokalizacjach. Nie wystarczy już posiadanie jednego dobrego systemu magazynowego lub zarządzania zamówieniami – muszą one ze sobą współpracować.

Co więcej, wszystko to musi być jak najprostsze. Ręczne wprowadzanie danych i tworzenie raportów z wielu źródeł jest nieefektywne. Dlatego tak bardzo skupiliśmy się na uproszczeniu tego procesu – ponieważ mapowanie danych i dwukierunkowa integracja EDI zapewniają kompletne, wiarygodne i aktualne informacje, których potrzebujesz.

Bez zaawansowanej cyfryzacji ryzyko i koszty nieefektywności są stale obecne. Nie można skalować, obracać ani działać bez możliwości polegania na systemie celnym, który mamy za sobą.

Jakie są niektóre z zagrożeń związanych z odejściem od ręcznego wprowadzania danych lub w szczególności odprawy celnej na papierze?

Główne ryzyko dotyczy jakości danych, ale jest to już ryzyko w przypadku tradycyjnych, papierowych procedur celnych, ponieważ w tym systemie dane nigdy nie mogą być całkowicie „czyste”.

Automatyczne pobieranie informacji do systemów pozwala zaoszczędzić czas. Dzięki temu możemy poświęcić go na obszary, które są naprawdę istotne – czyli zgodność z przepisami, bezpieczeństwo oraz nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem całego procesu.

W ten sposób możemy skutecznie zadbać o jakość danych – poprzez stałe monitorowanie wszystkiego i wprowadzanie korekt, gdy zauważymy nieefektywność. Tego nie da się osiągnąć w takim stopniu, korzystając z papierowych procedur celnych.

Jesteś w Felixstowe. Czy to biuro zawsze było na bieżąco z innowacjami, jeśli chodzi o nowości w zakresie ceł?

Absolutnie. Nasz Dyrektor IT, Ash Taylor pracuje z rozwiązaniami cyfrowymi od czasów UK Customs Solutions [przejętej przez Customs Support w 2021 r.], więc nasze procesy zawsze były najpierw cyfrowe.

Ash i jego zespół byli również mocno zaangażowani w tworzenie naszego systemu kompleksowej odprawy celnej, która obejmuje mapowanie danych między krajami i procedurę eksportu/importu. Nie poprzestaliśmy jednak na deklaracjach, pracując nad przekazywaniem tych danych do systemów magazynowych, ERP i innego oprogramowania łańcucha dostaw, aby zaoszczędzić czas, pieniądze i ryzyko dla naszych klientów.

Co więcej, wielu naszych klientów posiada zezwolenia na stosowanie uproszczonych lub rozszerzonych procedur celnych, dlatego nasze kontrole zgodności są znacznie bardziej rygorystyczne niż standardowo wśród brokerów celnych. Z tego powodu naszym celem nie było jedynie oszczędzanie czasu dzięki rozwiązaniom cyfrowym, lecz przede wszystkim zapewnienie najwyższej dokładności i zgodności na każdym etapie procesu.

Co według Ciebie powinni zrobić przedsiębiorcy, aby przygotować się na rosnącą cyfryzację procesów celnych?

Jest to obszar, na którym obecnie koncentrujemy się w Customs Support Group: pomoc w przygotowaniu się.

Mamy to szczęście, że posiadamy własnych programistów z doświadczeniem celnym i kilku wyjątkowych konsultantów celnych, zarówno tutaj, w Wielkiej Brytanii, jak i w Europie, dzięki czemu mogliśmy testować systemy i kierować naszych klientów w kierunku większej automatyzacji w ich łańcuchach dostaw.

W większości przypadków handlowcy muszą pracować nad tym, aby ich partnerzy przyjęli cyfryzację w zakresie ceł i logistyki jako całości. Skrobanie plików PDF w poszukiwaniu informacji, nawet jeśli jest wykonywane przez maszynę, jest ryzykowne. Jakość tego pliku PDF lub umiejętności osoby wprowadzającej z niego dane nigdy nie będą niezawodne. Dlatego znacznie lepiej jest stworzyć mechanizm udostępniania danych, który eliminuje ten etap.

Im szybciej przedsiębiorcy zaczną przyzwyczajać się do automatyzacji części swoich łańcuchów dostaw, tym łatwiej będzie im podążać za branżą. Pomaganie klientom w dokonaniu tego przejścia we właściwy sposób jest tym, co robimy w Customs Support.

Jak według Ciebie wygląda przyszłość cyfrowych ceł?

Ważnym czynnikiem dla nas jest to, że wiemy, że w Wielkiej Brytanii będziemy postępować inaczej niż w ramach Unii Europejskiej. HMRC kładzie znaczący nacisk na uproszczenie procedur na granicy w ramach projektu. Docelowy model operacyjny dla Wielkiej Brytanii i ogólną strategię graniczną do 2025 roku.

Przewiduję, że będzie to oznaczać dla branży, że standardowa odprawa importowa do swobodnego obrotu stanie się niezwykle łatwym i dostępnym procesem. Firmy o niskim wolumenie i osoby prywatne będą w stanie wykonać je samodzielnie, przy mniejszym zapotrzebowaniu na wiedzę specjalistyczną. Co my [ Customs Support Group] koncentrują się na tych specjalistycznych usługach, które stanowią wartość dodaną dla funkcji celnej.

Niezależnie od tego, czy chodzi o wprowadzenie towarów do systemów zawieszonego cła, umożliwienie usługi zarządzania obowiązkami np. Procedura uszlachetniania czynnego i biernego lub użycie magazynu celnego lub wspieranie operacji z zaawansowanymi Połączeniami EDI. Są to specjalistyczne obszary, w których prawdziwa wiedza będzie nadal ceniona i wykorzystywana w pełnym zakresie.

Przykładowo, jednym z naszych klientów jest sprzedawca detaliczny, który korzysta ze składów celnych i prowadzi dystrybucję zarówno do Wielkiej Brytanii, jak i Republiki Irlandii. Nie może czekać kilka dni na sporządzenie deklaracji, ma 1000 produktów, które mogą być przenoszone w dowolnym momencie, a zamówienia mogą się zmieniać na bieżąco. Nasze rozwiązanie cyfrowe pozwala im wybrać zamówienie obejmujące 5000 pozycji w magazynie i niemal natychmiast utworzyć dopuszczenie do swobodnego obrotu dla towarów przeznaczonych do Wielkiej Brytanii. odprawę eksportową z Wielkiej Brytanii dla towarów przeznaczonych do Irlandii, a następnie zgłoszenie przywozowe w Irlandii.

Znajdujemy się również w czołówce firm zajmujących się integracją przewozów w Irlandii Północnej. Jak dotąd jesteśmy jedyną znaną nam firmą, która może automatycznie przeprowadzić pełny proces OSR (Onward Supply Relief) i nadal uważnie monitorujemy nadchodzące zmiany w Irlandii Północnej z Umową Windsorską.

Z szerszej perspektywy przyszłość będzie koncentrować się na tworzeniu widoczności i płynnej współpracy w całym łańcuchu dostaw. W Customs Support kontynuujemy opracowywanie rozwiązań, które zwiększają wgląd, poprawiają harmonogramy i usuwają rosnącą złożoność z ruchów handlowych naszych klientów.

To właśnie te rozwiązania zrobią różnicę dla firm i to od nas w branży zależy, czy opracujemy te innowacyjne narzędzia, które umożliwią globalny handel, ułatwiając odprawę celną.

Co poleciłbyś firmom, które chcą rozpocząć cyfryzację w branży celnej?

W Customs Support Group współpracujemy z firmami w celu poprawy szybkości, dokładności i zgodności z przepisami celnymi. Co więcej, zapewniamy naszym klientom wysokiej jakości dane, na których można polegać przy podejmowaniu ważnych decyzji i które są dostępne wtedy, gdy ich potrzebują.

Jeśli chcesz, aby Twoja firma skorzystała z cyfryzacji procesów celnych lub potrzebujesz wskazówek dotyczących oceny potencjalnych korzyści, skontaktuj się z jednym z naszych ekspertów już dziś.