Hunkemöller redukuje koszty dzięki naszej Analizie Zgodności Celnej

Sieć sklepów z bielizną Hunkemöller, prowadząca działalność handlową w Europie, na Bliskim Wschodzie i w Afryce, zwróciła się do Customs Support Group o przeprowadzenie przeglądu zgodności z przepisami (compliance scan). Dzięki wdrożeniu rekomendacji CSG firma osiągnęła znaczące oszczędności kosztowe.

Richard Lans, Global Freight and Customs Manager Hunkemöller, oraz Senior Consultant Customs Support Group, Jens Stevens, opowiadają o swojej udanej współpracy.

Jens: „W poprzednich miejscach pracy zdobyłem doświadczenie w optymalizacji procesów. Hunkemöller poprosił mnie, abym wykorzystał swoją wiedzę, szczególnie w obszarach transportu oraz importu i eksportu.”

Po bogatej karierze w innych markach, od ponad roku Richard Lans pełni funkcję Global Freight and Customs Manager w Hunkemöller. Gdy dołączył do globalnej marki bieliźniarskiej, Jens już współpracował z firmą — został poproszony o przeprowadzenie przeglądu compliance, który wówczas nazywano jeszcze „quick scan”.

„Rzeczywiście, to było jedno z moich pierwszych zleceń w Customs Support” — wspomina Jens.

„Pierwszego dnia Jens przyszedł do mnie i powiedział, że z przeglądu wyniknęło kilka istotnych ustaleń” — Richard wspomina to dziś z uśmiechem, mając już za sobą ówczesne wyzwania. „To był niezapomniany wstęp do rozmowy”.

Podczas przeglądu compliance specjaliści Customs Support Group analizują istniejące procesy firmy. Następnie, w oparciu o analizę danych, przygotowują raport wskazujący możliwości optymalizacji, obszary wymagające usprawnień oraz potencjalne ryzyka w łańcuchu celnym.

Licencje pod lupą

Jens wyjaśnia swoje odkrycia: „Hunkemöller posiadał szereg pozwoleń celnych, które chciał zachować: AEO, pozwolenie na skład celny i IIAA (Rejestracja w Administracji Zgłaszającego). Wymieniliśmy te pozwolenia i odpowiednie warunki, aby sprawdzić, czy firma nadal ich przestrzega. Wyniknął z tego szereg zaleceń, które obejmowały bezpośrednie przejście z systemu celnego na DMS4.1. W ten sposób przeanalizowaliśmy całą administrację, procesy i interfejsy”.

Plan działania przyniósł zaskakujący zwrot akcji, zwłaszcza że firma Hunkemöller niedawno przeniosła się do nowego centrum dystrybucyjnego. Firma zbudowała nowe centrum w Almere, ponieważ to istniejące w Hilversum nie było już wystarczające.

„Częściowo na tej podstawie Hunkemöller dokonał wyboru” – stwierdza Jens. „Na przykład stwierdzając, że na razie nie ma wystarczających możliwości i korzyści finansowych, aby utrzymać funkcję składu celnego”. „Ze względu na przeprowadzkę do nowego budynku, tymczasowo nie byłoby wystarczającej przepustowości, aby wdrożyć wszystkie zmiany, a korzyści finansowe wynikające z posiadania licencji magazynowej były mniej opłacalne niż oczekiwano”.

Oszczędności dzięki rezygnacji z pozwoleń

Dzięki rzetelnej analizie posiadanych pozwoleń Hunkemöller wygenerował realne oszczędności. „Wycofaliśmy niektóre pozwolenia, ponieważ należności celne były zbyt niskie w porównaniu do kosztów ich utrzymania” — wyjaśnia Jens.

„Jak wielu sprzedawców detalicznych, Hunkemöller również mierzy się z trudnymi warunkami rynkowymi” — mówi Richard. „Wiele firm zmaga się z presją kosztową, dlatego ich redukcja jest kluczowa. Dzięki dokładnej analizie efektywności Customs Support Group bardzo nam w tym pomogło. W efekcie możemy spokojnie przejść do nowego centrum dystrybucyjnego i jednocześnie właściwie uzasadnić nasze decyzje w zakresie procesów celnych”.

Oszczędności dzięki outsourcingowi procesów

Customs Support Group odegrało w tym projekcie wiodącą rolę jako partner ekspercki. Jens podkreśla znaczenie całego przedsięwzięcia:

„Zawsze warto przeanalizować swoje procedury. W tym przypadku impulsem była przeprowadzka do nowego centrum dystrybucyjnego oraz przejście z systemu AGS na DMS. Zastanowiliśmy się: co robimy, co możemy robić lepiej, a z czego warto zrezygnować? Przeprowadzka dała nam okazję do głębszej analizy procesów.”

„Jednym z wniosków było to, że Hunkemöller może obniżyć koszty poprzez outsourcing wybranych działań. Dzięki przekazaniu części procesów na zewnątrz nie potrzebujemy już tak wielu pozwoleń. To z kolei generuje oszczędności — głównie w obszarze kosztów zatrudnienia i opłat administracyjnych. Ponadto wewnętrzne procesy związane z tymi pozwoleniami mogły zostać uproszczone, ponieważ część wymogów przestała obowiązywać” — zauważa Richard. „Po pełnym uruchomieniu nowego centrum ponownie przeanalizujemy całość.”

„Wiele firm ma tzw. ślepe punkty, dlatego świeże spojrzenie na procesy jest niezwykle cenne” — dodaje Jens Stevens. „Nie tylko po to, aby zidentyfikować ryzyka, ale przede wszystkim by wdrożyć usprawnienia. Ostatecznym celem jest większa efektywność i oszczędności.”

Jens kontynuuje: „Gdy ludzie są na danym stanowisku od dłuższego czasu, często nie zdajemy sobie sprawy ze wszystkich rzeczy, które można usprawnić i zautomatyzować w świecie celnym. W końcu od dawna pracują w tym samym miejscu i w określony sposób. Jako zewnętrzny konsultant właśnie wtedy możemy przedstawić nowe pomysły”.

Richard zgodził się z jego słowami, patrząc na sytuację w Hunkemöller: „Firma ogromnie się rozwinęła w ostatnich latach, a ludzie nadal pracują w sposób, w jaki zawsze pracowali”.

„Dziś wiele rzeczy można robić bardziej efektywnie niż dotychczas. Dlatego też, jeśli chcesz pracować w sposób zorientowany na przyszłość, musisz przeprowadzać tego rodzaju skany, aby utrzymać swoją organizację w ciągłym ruchu. W ten sposób można odkryć martwe punkty – które istnieją w każdej organizacji – i je rozwiązać”.

Szybka implementacja zmian

„Wróciliśmy do podstaw. Co Hunkemöller robi dobrze, a co wymaga poprawy?” — wspomina Richard.

Jens: „Wprowadziliśmy zmiany, i to w pozytywnym kierunku.”

„A wszystko to w bardzo krótkim czasie — w ciągu sześciu miesięcy” — dodaje Richard. „Najważniejsze było to, że udało się zaangażować całą organizację w realizację tych zmian. W pewnym sensie to zaleta, że wnioski przedstawiła zewnętrzna firma — wtedy łatwiej wdrożyć zmiany. Customs Support Group wnosi nie tylko aktualną wiedzę o rynku i regulacjach, ale także doświadczenia z innych firm. Rozumie wyzwania, przed którymi stoi branża retail. Co dla mnie najważniejsze: działaliśmy jak partnerzy, z jednym celem — uczynić Hunkemöller jeszcze lepszą firmą.”

Skontaktuj się z jednym z naszych specjalistów, aby dowiedzieć się więcej o szybkiej analizie zgodności celnej.