Ukryta Moc Zarządzania Cłami w Globalnym Handlu

W miarę jak handel międzynarodowy staje się coraz bardziej rozdrobniony i nieprzewidywalny, właściwe zarządzanie odprawą celną staje się strategiczną kompetencją, umożliwiającą obniżenie kosztów i skrócenie czasu wprowadzenia produktów na rynek.

Ten artykuł został opracowany we współpracy z Boston Consulting Group.

Zarządzanie cłem od dawna traktowane jest jako niezbędna funkcja administracyjna — złożona, techniczna i często powierzana dużym zewnętrznym pośrednikom lub lokalnym specjalistycznym usługodawcom w środowisku, które kiedyś było stosunkowo stabilne. W wielu firmach obszar ten jest zarządzany po cichu, w tle, z dala od procesów decyzyjnych najwyższego kierownictwa.

Ten sposób myślenia nie jest już możliwy do utrzymania. Według danych Światowej Organizacji Handlu, Banku Światowego i UNCTAD, organy celne nałożyły szacunkowo od 600 do 900 miliardów dolarów opłat celnych w 2024 roku. To prawie 1% globalnego PKB, a liczba ta może się podwoić wraz ze wzrostem napięć handlowych. W międzyczasie globalny handel staje się coraz bardziej rozdrobniony i mniej przewidywalny, reguły pochodzenia produktów będących przedmiotem handlu na całym świecie zaostrzają się, a środki graniczne i sankcje związane z emisją dwutlenku węgla rozszerzają się.

Regulacje te nie są nowe, ale częstotliwość ich wahań przyspiesza, a ich wpływ operacyjny staje się coraz bardziej istotny, nawet gdy firmy stają w obliczu rosnącej presji na poprawę marż, szybsze reagowanie na zmiany rynkowe i zarządzanie ryzykiem geopolitycznym.

W tym kontekście zarządzanie cłami staje się nie tylko przeszkodą regulacyjną, ale istotnym czynnikiem wpływającym na wydajność. Gdy jest wbudowane w zaopatrzenie, projektowanie produktu, zarządzanie łańcuchem dostaw i decyzje dotyczące planowania, kwestie celne mogą obniżyć koszty, przyspieszyć czas wprowadzenia produktu na rynek i zbudować odporność na zakłócenia. Firmy, które już teraz podejmą działania w celu przekształcenia zarządzania cłami w bardziej strategiczną zdolność, mogą zyskać prawdziwą przewagę konkurencyjną.

BCG we współpracy z Customs Support Group, wiodącym europejskim brokerem celnym, zbadało aktualne trendy w branży w oparciu o doświadczenie CSG w pracy z europejskimi firmami importowymi/eksportowymi oraz kroki podejmowane przez firmy w celu wprowadzenia nowych praktyk zarządzania cłami. Przedstawiamy ukryte koszty nieefektywnej obsługi celnej, omawiamy pięć strategicznych dźwigni umożliwiających uwolnienie wartości oraz definiujemy pięć czynników organizacyjnych wspierających długoterminową transformację.

Od obciążenia kosztami do dźwigni biznesowej

Obecne globalne środowisko handlowe, a zwłaszcza sankcje i kwestie zgodności, wywierają coraz większą presję na wszystkie firmy, które przewożą towary przez granice międzynarodowe. Jak pokazują wyniki niedawnej ankiety, tylko zakłócenia geopolityczne przewyższają zgodność z przepisami celnymi jako krytyczne wyzwanie dla europejskich importerów i eksporterów (zobacz wykres).

Jednym z problemów jest widoczność kosztów. Ponieważ koszty celne są podzielone na logistykę, podatki, prawo i finanse, są one trudne do zmierzenia, zazwyczaj niedoszacowane i rzadko widoczne w rachunku zysków i strat. Są one jednak znaczące i szkodliwe dla konkurencyjności. Wśród przyczyn można wymienić:

• Opóźnienia. Według szacunków Banku Światowego i ONZ, czas odprawy celnej w Europie wynosi średnio od dwóch do trzech dni. Opóźnienia w odprawie celnej zwiększają koszty zapasów, a w przypadku towarów łatwo psujących się mogą skutkować brakiem sprzedaży lub całkowitymi odpisami, szczególnie w przypadku przesyłek farmaceutycznych lub produktów w łańcuchu chłodniczym.
• Błędy. Możliwe do uniknięcia błędy w klasyfikacji i dokumentacji powodują od 20% do 40% opóźnień przesyłek, sądząc po doświadczeniach brokerów celnych.
• Opłaty. Opłaty demurrage i detention pobierane od nadawców za składowanie kontenerów często przekraczają kilka tysięcy dolarów za kontener, w zależności od lokalizacji i towaru.
• Kary. Przeprowadzane przez organy celne kontrole dokumentacji z mocą wsteczną mogą generować nawet dziesięcioletnie korekty opłat celnych, wraz z dodatkowymi odsetkami i grzywnami.
• Nieodebrane zwroty. Nadpłaty cła wynikające z niedostatecznego wykorzystania umów o wolnym handlu (FTA) lub błędnej klasyfikacji produktów rutynowo sięgają siedmiu cyfr rocznie dla globalnych importerów.

Zamiast nadal ponosić wiele ukrytych kosztów celnych, wiodące firmy traktują zgodność z przepisami celnymi jako strategiczną zdolność. Na przykład poprzez włączenie kwestii celnych do swojej platformy zaopatrzenia, zaopatrzenie Zespoły mogą zobaczyć w czasie rzeczywistym, jak pochodzenie materiałów i komponentów wpływa na koszty wyładunku w ramach różnych umów. Strategia ta skutkuje znacznym obniżeniem średnich ceł płaconych za pozyskiwane komponenty – około 10% mniej w przypadku jednego z globalnych producentów OEM.

Zamiast nadal ponosić wiele ukrytych kosztów celnych, wiodące firmy traktują zgodność z przepisami celnymi jako strategiczną zdolność.

Firmy, które zintegrowały swoje działania celne z zaopatrzeniem, projektowaniem i planowaniem, odniosły korzyści na cztery sposoby:

• Ochrona marży poprzez lepszą klasyfikację produktów oraz obniżenie ceł i podatków wynikających z umów handlowych.
• Szybsze wejście na rynek dzięki wcześniejszemu składaniu dokumentów celnych i uproszczonym procesom odprawy celnej.
• Redukcja ryzyka dzięki mniejszej liczbie negatywnych ustaleń audytu i mniejszej liczbie przeróbek zgłoszeń celnych z powodu błędów, pytań celnych i innych kwestii.
• Sprawność operacyjna wśród zmian w zaopatrzeniu, zmian regulacyjnych i zakłóceń w handlu

Różnica między tymi a pozostałymi firmami może być znacząca. Na przykład niedawny klient płacący około 100 milionów dolarów rocznie ceł i podatków za import sprzętu przemysłowego do Europy wygenerował oszczędności w wysokości około 5 milionów dolarów dzięki lepszemu zarządzaniu cłami. Było to wynikiem dokładniejszej klasyfikacji produktów prowadzącej do niższych ceł i podatków, zmniejszenia grzywien i kar za nieprzestrzeganie przepisów, bardziej zautomatyzowanych procesów zapewniających większą spójność i produktywność oraz szybszej realizacji, co wygenerowało oszczędności kapitału obrotowego. Wzmocnione możliwości celne firmy odegrały również kluczową rolę w poprawie jej odporności w obliczu zakłóceń, zapewniając większą przejrzystość i umożliwiając szybką optymalizację kosztów po zmianach w konfiguracji łańcucha dostaw.

Pięć strategicznych dźwigni do odblokowania wartości

W różnych branżach pojawiło się pięć strategicznych dźwigni, które mają kluczowe znaczenie dla uwolnienia wartości w zarządzaniu cłami, nie tylko poprzez redukcję kosztów, ale także poprzez większą szybkość i odporność oraz lepsze podejmowanie decyzji.

1. Włączenie kwestii celnych do zaopatrzenia i projektowania produktów

Wiele kosztów związanych z cłami powstaje na długo przed wysłaniem przesyłki. Decyzje podejmowane podczas wyboru dostawcy, specyfikacji materiałów i projektowania produktu często wiążą się z cłami, złożonością klasyfikacji i ograniczeniami wynikającymi z reguł pochodzenia. Poprzez włączenie informacji celnych do wcześniejszych przepływów pracy, wiodące firmy przekształcają unikanie kosztów w zasadę projektowania.

Na przykład duża firma farmaceutyczna obniżyła swój średni koszt wyładunku o około 12%, dostosowując opakowanie i formułę tak, aby podlegały korzystniejszym przepisom klasyfikacyjnym. Ponadto narzędzia do symulacji taryf zintegrowane z systemami ERP pozwalają obecnie zespołom ds. zaopatrzenia porównywać opcje dostawców nie tylko w oparciu o cenę lub czas realizacji, ale także w oparciu o wpływ pochodzenia produktu i składu materiału na cło.

2. Centralizacja danych i zarządzanie

W większości globalnych organizacji dane celne pozostają w silosie między brokerami, krajami i systemami informatycznymi. Ogranicza to widoczność, spowalnia podejmowanie decyzji i zwiększa ryzyko niezgodności z przepisami. W rezultacie gromadzenie i walidacja danych wymaganych do składania zgłoszeń celnych jest czasochłonne i często przeprowadzane ręcznie, a wiele stron komunikuje się za pośrednictwem poczty elektronicznej i telefonu. Udział eksporterów, importerów i podmiotów dokonujących zgłoszeń celnych korzystających ze zdigitalizowanych danych lub polegających na zautomatyzowanych przepływach pracy wspieranych przez inteligentne przetwarzanie dokumentów – w tym systemy wykorzystujące rozwiązania oparte na AI do wyodrębniania, walidacji i przetwarzania danych z dokumentów handlowych – stanowi mniej niż 50% rynku w UE, według czołowych brokerów celnych.

Centralizacja danych w deklaracjach, płatnościach celnych, metadanych produktów i bazach klasyfikacji tworzy solidną podstawę do gotowości do audytu, inteligentniejszej analizy i lepszej kontroli. Widoczność zapewniana przez scentralizowane platformy celne pozwala firmom monitorować trendy, identyfikować anomalie i globalnie dostosowywać logikę celną. Narzędzia audytu predykcyjnego mogą symulować organy celne przed złożeniem zgłoszenia, oznaczając deklaracje wysokiego ryzyka i zmniejszając narażenie na audyt.

3. Rozwijanie wielofunkcyjnych zdolności celnych

Odprawa celna znajduje się na przecięciu wielu funkcji korporacyjnych, w tym podatkowych, prawnych, finansowych, logistycznych, łańcucha dostaw i IT. W wielu organizacjach brakuje jednak wyraźnego koordynatora i zbyt często znajduje się w jednym silosie funkcjonalnym, na przykład w procesach operacyjnych. Firmy osiągające najlepsze wyniki budują możliwości obejmujące całe przedsiębiorstwo, oparte na wspólnym zarządzaniu, scentralizowanych zespołach i spójnych standardach wykonania.

Globalne „wieże kontrolne” są obecnie wykorzystywane do monitorowania wydajności brokerów, sprawdzania dokładności klasyfikacji i śledzenia kwalifikowalności FTA w czasie rzeczywistym na różnych rynkach. Centra usług wspólnych zapewniają spójność dokumentacji i zgłoszeń, podczas gdy fora zarządzania dostosowują politykę celną do szerszych celów biznesowych.

Narzędzia generatywnej AI są coraz częściej wdrażane w celu szkolenia zespołów celnych w zakresie inteligentnego przetwarzania dokumentów, śledzenia przepisów oraz monitorowania i zarządzania innymi danymi kontekstowymi. W przypadku jednego z importerów zastosowanie automatyzacji opartej na AI do obiegu dokumentacji skróciło czas przetwarzania o 50%, uwalniając wykwalifikowany personel do pracy o wyższej wartości.

Podejście interdyscyplinarne może nawet wspierać dzielenie się priorytetami w zakresie dostaw w całym łańcuchu wartości, co ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia ogólnej wydajności firmy. Jeśli na przykład w produkcji brakuje podstawowych materiałów i istnieje ryzyko zamknięcia zakładu, organizacja musi zapewnić, że zespoły celne będą traktować priorytetowo odprawę tych dostaw przed mniej pilnymi lub bardziej obfitymi materiałami.

4. Dostosowanie infrastruktury celnej do zmian

Polityka handlowa jest coraz bardziej dynamiczna. Sankcje, cła i zmiany regulacyjne mogą pojawić się z dnia na dzień, wymuszając szybkie zmiany w zaopatrzeniu, dostosowanie tras i zmiany w wymaganiach dotyczących dokumentacji. Statyczne operacje celne nie są w stanie za tym nadążyć.

Modularne i elastyczne systemy celne pozwalają firmom szybko reagować na zmiany. Jedna z firm technologicznych skróciła czas realizacji dostaw o 15% dzięki wcześniejszemu odprawianiu produktów w strefach celnych i cyfryzacji obiegu dokumentów. W sektorach spożywczym i farmaceutycznym wykorzystuje się śledzenie w czasie rzeczywistym oparte na technologii IoT, aby dostarczać dowody dotyczące stanu, lokalizacji i zgodności towarów, co pozwala ograniczyć psucie się produktów oraz zmniejszyć liczbę kontroli.

5. Wykorzystanie AI i automatyzacji do skalowania decyzji

Sama ilość i złożoność decyzji celnych, które muszą być podejmowane w tysiącach SKU, jurysdykcji i przesyłek, sprawiają, że cła są idealną domeną dla AI i automatyzacji. Jest to szczególnie prawdziwe, biorąc pod uwagę połączenie niespójnych zasad, dużej ilości, często nieustrukturyzowanych danych i powtarzalnych procesów nieodłącznie związanych z czynnościami celnymi. Zamiast po prostu zastępować pracę ręczną, AI umożliwia bardziej precyzyjne, spójne i proaktywne podejmowanie decyzji.

Sama ilość i złożoność decyzji, które muszą być podejmowane w tysiącach SKU, jurysdykcji i przesyłek sprawia, że cła są idealną domeną dla AI i automatyzacji.

W oparciu o analizę 1 miliona zgłoszeń celnych, narzędzia klasyfikacyjne oparte na AI zapewniają obecnie dokładność rzędu 85% w przypisywaniu kodów produktów związanych z cłem i mogą oznaczać niespójności między specyfikacjami produktów a zgłoszeniami celnymi. Niektóre firmy wykorzystują historyczne dane dotyczące przesyłek i silniki przeglądowe oparte na AI do odzyskiwania nadpłaconych wcześniej należności celnych. Generatywna sztuczna inteligencja okazuje się również cenna w podsumowywaniu przepisów handlowych, sporządzaniu deklaracji na podstawie danych z faktur i zestawień materiałów oraz ujawnianiu możliwości odzyskania należności celnych ukrytych w nieustrukturyzowanym tekście. Może być nawet wykorzystywana do szkolenia personelu pierwszej linii, zapewniając kontekstowe wskazówki w czasie rzeczywistym.

Kolejną szansą jest połączenie tradycyjnej cyfryzacji z wykorzystaniem Agentów AI do zarządzania przypadkami brzegowymi, które są trudne do zdigitalizowania. W tym przypadku agenci AI mogą odgrywać centralną rolę w przeprowadzaniu procesów celnych od końca do końca, gromadząc odpowiednie dane od wszystkich stron, zatwierdzając je i przesyłając do wymaganych systemów. Wraz z bardziej zaawansowanym udostępnianiem danych w całym łańcuchu wartości wyższego i niższego szczebla, agentowa AI będzie w stanie zmniejszyć znaczny wysiłek związany z zarządzaniem cłami.

Umożliwiając szybszą odprawę i mniejszą liczbę błędów, AI i automatyzacja mogą potencjalnie umożliwić zespołom celnym skrócenie czasu, zmniejszenie ryzyka i skalowanie wiedzy specjalistycznej w globalnych operacjach ich firm. W rzeczywistości 42% respondentów w niedawnym badaniu klientów postrzega innowacje jako klucz do zwiększenia wydajności. Jednocześnie jednak 27% respondentów obawia się, że AI może stwarzać ryzyko dla zgodności z przepisami celnymi, a także opóźnień, a nawet grzywien i utraty reputacji, podkreślając ciągłą potrzebę nadzoru ze strony człowieka.

Pięć działań krótkoterminowych

Transformacja zarządzania celnego wymaga czegoś więcej niż tylko kilku aktualizacji procesów. Liderzy inwestują w pięć podstawowych czynników umożliwiających budowanie trwałych zdolności w całej organizacji:

• Uczyń z ceł zdolność strategiczną. Odprawa celna nie powinna być traktowana jako funkcja transakcyjna, ale jako dźwignia wydajności biznesowej. Wymaga to przeformułowania jej jako podstawowej części tworzenia wartości, powiązanej z zaopatrzeniem, cenami, projektowaniem produktów i strategią łańcucha dostaw. Kierownictwo wyższego szczebla musi promować cła jako zdolność, która chroni marże, umożliwia elastyczność i ogranicza ryzyko.
• Tworzenie możliwości wglądu w dane. Skuteczne działanie służb celnych zależy od zdolności do generowania spostrzeżeń, a nie tylko przetwarzania danych. Wiodące organizacje inwestują w płynność danych w zespołach celnych, łączą dane handlowe z handlowymi i operacyjnymi KPI oraz osadzają logikę decyzyjną tam, gdzie może ona kształtować wyniki. Celem nie jest po prostu widoczność, ale użyteczna inteligencja.
• Osadzenie analityki i AI w przepływach pracy. Analityka i AI są wartościowe tylko wtedy, gdy są powiązane z rzeczywistymi decyzjami. Firmy osiągające najlepsze wyniki integrują narzędzia predykcyjne z podstawowymi przepływami pracy służb celnych, pomagając zespołom w ustalaniu priorytetów ryzyka, ocenie scenariuszy klasyfikacji i identyfikowaniu możliwości odzyskania zapłaconych ceł. Możliwości te przyspieszają realizację zadań, jednocześnie zwiększając pewność i kontrolę.
• Zinstytucjonalizowanie odpowiedzialności międzyfunkcyjnej. Sektor celny jest z natury przekrojowy. Najlepsze organizacje dostosowują funkcje, takie jak podatki, prawo, logistyka, zaopatrzenie i IT w ramach wspólnych celów i jasno określonych mechanizmów zarządzania. Umożliwia to szybsze dostosowanie polityki klasyfikacji, strategii brokerskiej i stanowisk w zakresie zgodności. Centralne zespoły odgrywają kluczową rolę w skalowaniu wiedzy specjalistycznej i egzekwowaniu standardów.
• Stałe monitorowanie rynków. Polityka handlowa będzie się nadal zmieniać, a przepisy celne będą się zmieniać. Firmy muszą budować siłę organizacyjną, aby dostosowywać się poprzez planowanie scenariuszy, modułowe podręczniki i koordynację między rynkami. Zwinność to nie tylko elastyczność procesów; chodzi o rozwój liderów i zespołów, które potrafią przewidywać zmiany, dokonywać kompromisów i działać zdecydowanie, gdy zmieniają się warunki.

W świecie niepewnej polityki handlowej i zakłóceń geopolitycznych, zarządzanie cłami staje się coraz ważniejszym źródłem przewagi konkurencyjnej. Firmy, które już teraz zwiększą swoje możliwości w zakresie obsługi celnej – inwestując w strategię, strukturę i inteligentne narzędzia – obniżą koszty, poprawią zdolność reagowania i wzmocnią odporność.

Kolejna przewaga operacyjna w globalnym handlu prawdopodobnie nie będzie wynikać z szybszego transportu lub tańszych dostawców. Będzie ona pochodzić z inteligentniejszego zarządzania cłami.

Autorzy

Denis van de Voorde, Partner, BCG

Stephane Crosnier, dyrektor zarządzający, BCG

Tobias Eichner, dyrektor zarządzający i partner, BCG

Tristan Mallet, dyrektor zarządzający i partner, BCG

Georgia Mavropoulos, starszy menedżer, BCG Vantage

John Wegman, dyrektor generalny, Customs Support Group

Nicolas Collart, główny specjalista ds. operacji handlowych i zgodności, Customs Support Group

Ian Featherstone, Chief Digital Officer, Customs Support Group

Julia Verbunt, Dyrektor Marketingu Grupy, Customs Support Group